Googleスプレッドシートでレポートをメールで自動送信する方法【初心者向けガイド】

Googleスプレッドシートを使って、レポートを自動でメール送信する方法に興味があるあなたへ。このガイドでは、初心者の方でも理解しやすく、スプレッドシートのデータを毎回手動で送ることなく、自動で送信できる方法を解説します。パソコンやスマホに自信がなくても安心して実践できる内容をお届けします。

Googleスプレッドシートでのレポート自動送信とは？
1. 自動送信の基本的な流れ
2. なぜ自動送信が便利なのか？
Googleスプレッドシートでの自動送信設定方法
よくある質問や疑問
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
まとめ

Googleスプレッドシートでのレポート自動送信とは？

Googleスプレッドシートのイメージ

Googleスプレッドシートを使って、データの内容を自動的に特定の宛先にメールで送信する機能は、忙しい日々を過ごしている方にとって非常に便利です。例えば、毎月の売上報告やプロジェクトの進捗状況をチームに送る場合、毎回手動で送信する手間を省くことができます。

自動送信の基本的な流れ

まず、Googleスプレッドシートに必要なデータを入力します。その後、Google Apps Scriptを使って自動でメールを送信する設定を行います。難しそうに感じるかもしれませんが、手順通りに進めれば簡単にできるのでご安心ください。

なぜ自動送信が便利なのか？

例えば、毎月の売上報告を手動で送信していると、誤送信や忘れが発生することもあります。自動送信を設定しておけば、決まった時間に正確にメールが送信されるので、安心して任せることができます。

Googleスプレッドシートでの自動送信設定方法

それでは、具体的な設定方法について説明します。ここでは、初心者の方でも分かりやすいように、ステップごとに詳細に説明していきます。

ステップ1Google Apps Scriptを開く

まず、Googleスプレッドシートを開きます。その後、上部のメニューから「拡張機能」→「Apps Script」を選択します。これで、スプレッドシートのデータを元にした自動化を行うための画面に移動できます。

ステップ2スクリプトを記述する

次に、メール送信のスクリプトを記述します。以下のコードをコピーして、スクリプトエディタに貼り付けてください。

javascript

function sendEmail() {

  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("シート1");

  var range = sheet.getRange("B10"); // 送信したいデータの範囲

  var values = range.getValues();
  var email = "example@example.com"; // 送信先のメールアドレス

  var subject = "月次レポート"; // 件名

  var body = "以下の内容が月次レポートです。\n\n";

for (var i = 0; i < values.length; i++) { body += values.join(" | ") + "\n"; // データを整形して追加 } MailApp.sendEmail(email, subject, body); // メール送信 }

このコードを使えば、指定した範囲のデータをメールで送信することができます。例えば、からB10までのデータを送信したい場合、この範囲を指定しておきます。

ステップ3トリガーを設定する

次に、このスクリプトを自動で実行するための「トリガー」を設定します。再度「Apps Script」の画面に戻り、左側の「時計マーク」をクリックしてトリガーの設定画面を開きます。新しいトリガーを追加し、実行する関数として「sendEmail」を選択します。実行の頻度も設定できるので、毎日や毎月など、希望のタイミングで自動送信を行いましょう。