Googleスプレッドシートで簡単に在庫警告メールを設定する方法

在庫管理をしているあなたにとって、「在庫が少なくなったら自動でお知らせしてくれるシステムがあったら便利だな」と思ったことはありませんか？実は、Googleスプレッドシートを使えば、簡単に在庫が少なくなった際に警告のメールを送ることができるんです。この方法を知っておけば、在庫管理をもっと効率よく行えますよ。この記事では、初心者でもわかりやすく、誰でもできる設定方法をご紹介します。

Googleスプレッドシートで在庫警告メールを設定する方法
よくある質問や疑問
1. Q1: 複数の商品で同じように設定することはできますか？
2. Q2: メール通知の件名や本文はカスタマイズできますか？
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
まとめ

Googleスプレッドシートで在庫警告メールを設定する方法

Googleスプレッドシートのイメージ

まず、在庫が少なくなった場合に警告メールを送る設定をするためには、いくつかの手順を踏む必要があります。難しそうに感じるかもしれませんが、実際はとても簡単です。順を追って、丁寧に説明しますね。

スプレッドシートの準備

Googleスプレッドシートを開いて、まずは「商品名」「在庫数」「警告値」などの列を作りましょう。これらの列があることで、スプレッドシートが在庫数を自動的にチェックして、警告を送る準備が整います。

ここがポイント！

「商品名」管理している商品の名前
「在庫数」現在の在庫数
「警告値」在庫がこの数以下になったら警告する値（例10個以下）
「警告メール」警告が送信されたかどうかを記録するための列

Google Apps Scriptでメール通知を設定する

次に、Google Apps Scriptを使って在庫が少なくなった際にメールを自動で送る設定をします。Google Apps Scriptは、Googleスプレッドシートに組み込まれているプログラムのツールで、簡単なコードを使って様々な自動化ができます。

Googleスプレッドシートを開いた状態で、「拡張機能」→「Apps Script」を選択します。
新しく開いた画面で、下記のコードを入力します。

    function sendInventoryAlert() {
      var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1"); // シート名を指定
      var data = sheet.getDataRange().getValues();


  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var product = data; // 商品名
    var stock = data; // 在庫数
    var alertValue = data; // 警告値
    var emailSent = data; // メール送信フラグ
    if (stock <= alertValue && emailSent != "Sent") {
      var emailAddress = "あなたのメールアドレス"; // メールアドレスを指定
      var subject = "在庫警告: " + product;
      var body = product + "の在庫が" + stock + "個になりました。警告値は" + alertValue + "個です。";
      MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, body);
      sheet.getRange(i + 1, 4).setValue("Sent"); // メール送信フラグを更新
    }
  }
}