毎日の業務日誌、手書きや手入力で面倒ではありませんか？特にパソコンやスマホに不安がある方にとって、日報作成の負担は大きいものです。でも、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を使えば、面倒な作業をぐっと楽にできますよ。
この記事では、パソコンやスマホに不安がある方でも安心してできる、業務日誌の自動化方法を、わかりやすくご紹介します。
業務日誌の自動化って、どういうこと？
Googleスプレッドシートのイメージ
「業務日誌の自動化」とは、毎日手入力していた業務内容や時間を、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を使って、自動で記録・集計できる仕組みのことです。
例えば、Googleカレンダーに予定を入れておくと、その内容が自動でスプレッドシートに反映され、日報が完成します。これにより、手入力の手間が省け、集計も自動で行われるため、業務効率が大幅に向上します。
初心者でもできる！業務日誌自動化のステップ
難しそうに思えるかもしれませんが、安心してください。以下のステップで、誰でも簡単に業務日誌の自動化ができます。
ステップ1Googleスプレッドシートの準備
まずは、Googleスプレッドシートを開いて、新しいシートを作成します。シートの1行目に、以下の項目を入力しましょう。
- 日付
- 曜日
- 業務内容
- 所感
これで、日報のフォーマットが完成です。
ステップ2Google Apps Scriptの設定
次に、Google Apps Script（GAS）を使って、日付や曜日を自動で入力するスクリプトを設定します。例えば、以下のようなコードを使います。
javascript
function setDate() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
var date = new Date();
sheet.getRange('').setValue(date);
sheet.getRange('B2').setValue(Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'EEEE'));
}
このコードを実行すると、セルに今日の日付、B2セルに曜日が自動で入力されます。
ステップ3トリガーの設定
最後に、スクリプトを自動で実行するための「トリガー」を設定します。これにより、毎日決まった時間に自動で日付や曜日が入力されるようになります。
Googleフォームと連携して、さらに便利に！
業務内容を手入力するのが面倒な場合、Googleフォームを使って入力フォームを作成し、回答内容を自動でスプレッドシートに反映させることができます。これにより、スマホやPCから簡単に業務内容を入力でき、集計も自動で行われます。
よくある質問や疑問
Q1: Google Apps Scriptは難しくないですか？
初心者の方でも、ネットで検索すれば多くのサンプルコードが見つかります。少しずつ試してみることで、徐々に慣れていけます。
Q2: Googleフォームとスプレッドシートの連携はどうやるのですか？
Googleフォームを作成し、その設定で「回答をスプレッドシートに保存」を選択するだけで、自動で連携されます。
Q3: 自動化した日報はどこで確認できますか？
スプレッドシート上で、日報の一覧や集計結果を確認することができます。また、必要に応じてグラフ化することも可能です。
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まとめ
GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Scriptを活用することで、業務日誌の作成を自動化し、手間を大幅に削減できます。初心者の方でも、少しの設定で自動化を始めることができます。ぜひ、今日から試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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