こんにちは！今回は、Googleスプレッドシートを使って、業務の進捗や変更履歴を自動で記録する方法をご紹介します。
「スプレッドシートのデータを手動で記録するのが面倒」、「誰がいつ変更したかを簡単に把握したい」と感じている方にぴったりの内容です。
Googleスプレッドシートでログ管理を自動化するとは？
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートでのログ管理自動化とは、セルの編集履歴や変更内容を自動で記録し、手動での入力作業を減らす仕組みのことです。
これにより、誰が、いつ、どのような変更を加えたのかを自動で記録できるようになります。
自動化のメリットとは？
自動化を導入することで、以下のようなメリットがあります
- 手動入力の手間を削減変更履歴を自動で記録できるため、手動での入力作業が不要になります。
- 変更履歴の透明性向上誰が、いつ、どのような変更を加えたのかが明確になり、業務の透明性が向上します。
- 業務の効率化手動での記録作業が減ることで、他の業務に集中できるようになります。
初心者でもできる！自動化の設定方法
初心者の方でも簡単に設定できる方法をご紹介します。
Googleスプレッドシートを開く
まず、Googleスプレッドシートを開きます。
スクリプトエディタを開く
次に、上部のメニューから「拡張機能」→「Apps Script」を選択します。
スクリプトを入力する
スクリプトエディタが開いたら、以下のコードをコピーして貼り付けます
javascript
function onEdit(e) {
var sheet = e.source.getSheetByName('進捗管理');
var logSheet = e.source.getSheetByName('ログ');
var range = e.range;
var value = e.value;
if (sheet.getName() === '進捗管理' && range.getColumn() === 4) {
var timestamp = new Date();
var username = Session.getActiveUser().getEmail();
var row = range.getRow();
var data = sheet.getRange(row, 1, 1, 4).getValues();
logSheet.appendRow.join(', ']);
}
}
このコードは、「進捗管理」シートのD列が編集されるたびに、その内容とともに変更日時、ユーザー名を「ログ」シートに自動で記録します。
スクリプトを保存する
コードを貼り付けたら、左上の「保存」アイコンをクリックして保存します。
権限を付与する
初めてスクリプトを実行する際には、Googleアカウントの権限を付与する必要があります。画面の指示に従って許可を与えてください。
よくある質問や疑問
Q1: Google Apps Scriptって難しくないですか？
いえ、心配いりません。Google Apps ScriptはJavaScriptをベースにした簡単なプログラミング言語で、初心者でも学びやすいです。ネット上には多くのチュートリアルやサンプルコードがあるので、それらを参考にしながら進めると良いでしょう。
Q2: 他のシートでも同じようにログを記録したいのですが、どうすれば良いですか？
はい、可能です。上記のスクリプトを他のシートに合わせて適切に変更することで、同様のログ記録を行うことができます。例えば、シート名や列番号を変更することで対応できます。
Q3: スクリプトがうまく動作しません。どうすれば良いですか？
スクリプトが正しく動作しない場合、以下の点を確認してください
- スクリプトエディタで「保存」ボタンをクリックしたか
- 権限の付与を正しく行ったか
- シート名や列番号が正しいか
それでも解決しない場合は、エラーメッセージを確認し、必要に応じて修正してください。
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まとめ
今回は、Googleスプレッドシートを使って、業務の進捗や変更履歴を自動で記録する方法をご紹介しました。これにより、手動での入力作業が減り、業務の効率化が図れます。
もし、この記事を読んで「やってみたいけど、ちょっと不安だな」と感じた方がいらっしゃいましたら、お気軽にLINEでお声掛けください。あなたの疑問やお悩みを一緒に解決していきましょう！
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