「案件の進捗がわからない」「締切を忘れてしまう」「誰が何をしているのか把握できない」──そんな悩みを抱えていませんか？特に、パソコンやスマホに不安がある方にとって、業務の進捗管理や通知設定は難しく感じるかもしれません。でもご安心ください。Googleスプレッドシートを使えば、誰でも簡単に案件管理と自動通知ができるんです。しかも、プログラミングの知識がなくても大丈夫。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、ステップ・バイ・ステップでご紹介します。
なぜGoogleスプレッドシートで案件管理と自動通知が便利なのか？
Googleスプレッドシートのイメージ
まず、Googleスプレッドシートを使う理由からお話ししましょう。
- 無料で使えるGoogleアカウントさえあれば、誰でも利用できます。
- クラウド上で管理インターネットがあれば、どこからでもアクセス可能です。
- リアルタイムで共有チーム全員が同じシートを見て、編集できます。
- 自動化が可能手作業を減らし、効率的に業務を進められます。
これらの特徴を活かすことで、案件の進捗管理や通知がスムーズに行えます。
初心者でもできる！案件管理シートの作り方
では、実際に案件管理シートを作成してみましょう。以下の項目を含めると、より効果的です。
- 案件名何の案件かを明確にします。
- 担当者誰が担当しているかを記入します。
- 開始日作業を開始した日付を入力します。
- 締切日作業の締切日を設定します。
- 進捗状況作業の進捗を「未着手」「進行中」「完了」などで管理します。
これらの項目をGoogleスプレッドシートに入力し、案件ごとに行を追加していきます。
自動通知を設定する方法
次に、案件の進捗や締切が近づいたときに自動で通知を受け取る方法をご紹介します。
条件付き書式で視覚的に通知
条件付き書式を使うと、例えば締切日が近づいたセルを自動で色付けできます。これにより、視覚的に注意を促すことができます。
通知ルールを設定してメール通知
Googleスプレッドシートには「通知ルール」という機能があります。これを使うと、シートが編集されたときにメールで通知を受け取ることができます。
Google Apps Script（GAS）で本格的な自動通知
Google Apps Script（GAS）を使うと、より高度な自動通知が可能です。例えば、締切が近づいた案件を担当者に自動でメールで通知することができます。
実際の設定手順
それでは、GASを使って自動通知を設定する手順を見てみましょう。
- スプレッドシートを準備上記の項目を含むシートを作成します。
- GASエディタを開くスプレッドシートの「拡張機能」から「Apps Script」を選択します。
- スクリプトを書く以下のような基本的なスクリプトを入力します。
function sendReminders() {
const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('シート1');
const data = sheet.getDataRange().getValues();
const today = new Date();
for (let i = 1; i < data.length; i++) {
const task = data;
const dueDate = new Date(data);
const assignee = data;
const diff = (dueDate - today) / (1000 * 60 * 60 * 24);
if (diff >= 0 && diff <= 3) {
MailApp.sendEmail('your-email@example.com', 'リマインド：' + task, assignee + 'さん、締切が近づいています！');
}
}
}
- トリガーを設定GASエディタの「時計」アイコンから「トリガー」を選択し、スクリプトを定期的に実行するよう設定します。
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