Googleスプレッドシートで業務効率化！初心者でもできる簡単活用法

「Googleスプレッドシートって難しそう…」と感じていませんか？でも、実はこのツール、ちょっとした工夫で毎日の仕事をぐっとラクにしてくれるんです。今回は、パソコンやスマホにあまり詳しくない方でも安心して使える、スプレッドシートの活用法をご紹介します。

なぜGoogleスプレッドシートで業務が効率化できるのか？
初心者でもできる！スプレッドシート活用法5選
よくある質問や疑問
1. Q1: Googleスプレッドシートは本当に無料で使えるのですか？
2. Q2: Excelとの違いは何ですか？
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
まとめ

なぜGoogleスプレッドシートで業務が効率化できるのか？

Googleスプレッドシートのイメージ

まずは、Googleスプレッドシートがなぜ業務効率化に役立つのか、その理由を簡単にお伝えします。

無料で使えるGoogleアカウントさえあれば、誰でも無料で利用できます。
インターネットさえあればどこでも使えるパソコンだけでなく、スマホやタブレットからもアクセス可能です。
複数人で同時に編集できるチームでの作業がスムーズに進みます。

これらの特徴を活かすことで、日々の業務が大幅に効率化されます。

初心者でもできる！スプレッドシート活用法5選

では、具体的にどのように活用すれば良いのでしょうか？以下の5つの方法をご紹介します。

チェックボックスでタスク管理

ToDoリストや進捗管理を紙でしていませんか？Googleスプレッドシートなら「チェックボックス機能」で、タスクの管理がぐっとラクになります。メニューから「挿入」→「チェックボックス」を選ぶだけで、☑が入る欄が作れます。完了したタスクにチェックを入れるだけで、作業状況が一目瞭然です。

IMPORTRANGEで他のシートと自動連携

「別のファイルにある売上データをまとめて集計したい」そんなときに便利なのが、IMPORTRANGE関数です。=IMPORTRANGE(“スプレッドシートのURL”, “シート名!範囲”)と入力するだけで、別ファイルから自動でデータを引っ張ってきてくれます。複数の担当者が個別に入力したデータを、1つのシートで集約・分析したいときに非常に便利です。

フィルターで必要な情報だけを表示

大量のデータから特定の情報だけを見たいときは「フィルター」を使いましょう。例えば「東京都の顧客だけ表示したい」「今日のタスクだけ確認したい」といったときに便利です。やり方は簡単。表の範囲を選択して「データ」→「フィルター作成」をクリック。条件を指定すれば、必要な情報だけがすぐに抽出されます。

条件付き書式でデータを色分け

売上データや在庫表、毎日確認する数値管理…。そんなときに便利なのが「条件付き書式」。例えば、「売上が10万円未満は赤く表示」「在庫が5個以下は黄色で警告」など、条件に応じて色を変えることができます。視覚的にすぐ把握できるので、会議や日々のチェックもスピーディー。設定も「書式」→「条件付き書式」から直感的に行えます。