「年賀状の宛名書きが面倒だなぁ」「住所録を整理したいけれど、パソコンが苦手で…」そんなお悩みをお持ちの方へ、Googleスプレッドシートを使って、初心者でも簡単に住所録を作成・管理する方法をご紹介します。
Googleスプレッドシートで住所録を作成するメリット
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは、Googleスプレッドシートを使うメリットをご紹介します。
- 無料で使えるGoogleアカウントさえあれば、誰でも無料で利用できます。
- インターネットがあればどこでもアクセス可能自宅でも外出先でも、インターネット環境があれば住所録を確認・編集できます。
- 他の人と共有・共同編集ができる家族や同僚と住所録を共有し、同時に編集することができます。
- 住所の自動入力が可能郵便番号を入力するだけで、住所を自動で取得することができます。
Googleスプレッドシートで住所録を作成する手順
それでは、実際に住所録を作成してみましょう。
スプレッドシートを開く
Googleアカウントにログインし、Googleドライブから「新規作成」→「Googleスプレッドシート」を選択します。
必要な項目を入力する
以下のような項目を入力する列を作成しましょう。
- 郵便番号
- 住所
- 氏名
- 電話番号
- メールアドレス
- 備考
郵便番号から住所を自動で取得する
郵便番号を入力すると、住所が自動で入力されるように設定できます。
- Google Apps Script（GAS）を使って、郵便番号から住所を取得するスクリプトを作成します。
- スクリプトエディタを開き、以下のコードを貼り付けます。
function getAddress(postalCode) {
const response = UrlFetchApp.fetch('https://zipcloud.ibsnet.co.jp/api/search?zipcode=' + postalCode);
const json = JSON.parse(response.getContentText());
if (json.results) {
return json.results.address1 + json.results.address2 + json.results.address3;
} else {
return '住所が見つかりません';
}
}
- このスクリプトを実行すると、郵便番号から住所を自動で取得できます。
- 詳しい手順や注意点については、専門のサイトや記事を参考にしてください。
データを整理・編集する
住所録が完成したら、必要に応じてデータを整理・編集しましょう。
- フィルター機能を使って、特定の条件でデータを絞り込むことができます。
- 並べ替え機能を使って、氏名や住所などでデータを並べ替えることができます。
- 条件付き書式を使って、特定の条件に合致するデータを色分けすることができます。
よくある質問や疑問
Q1: Googleスプレッドシートを使うのは初めてですが、難しくありませんか？
初めての方でも安心してください。Googleスプレッドシートは直感的に操作できるように設計されています。必要な項目を入力するだけで、住所録を作成することができます。また、インターネット上には初心者向けの解説記事や動画も多くありますので、参考にしながら進めてみてください。
Q2: 郵便番号から住所を自動で取得する方法がわかりません。
郵便番号から住所を自動で取得するには、Google Apps Script（GAS）を使う方法があります。GASは、Googleのサービスを自動化するためのツールで、初心者でも比較的簡単に扱うことができます。インターネット上には、GASを使った住所自動入力の手順を解説した記事が多くありますので、そちらを参考にしてみてください。
Q3: 作成した住所録を印刷することはできますか？
はい、Googleスプレッドシートで作成した住所録は、印刷することができます。印刷する前に、印刷プレビューでレイアウトを確認し、必要に応じて調整してください。また、宛名ラベルを作成する場合は、専用のラベル作成ソフトと連携することで、より簡単に印刷することができます。
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まとめ
Googleスプレッドシートを使えば、住所録の作成・管理が簡単に行えます。特に、郵便番号から住所を自動で取得する機能を活用すれば、手間を大幅に削減することができます。パソコンやスマホに不安がある方でも、少しずつ慣れていけば、誰でも使いこなせるようになります。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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