あなたの会社の従業員管理、どうしていますか？もし今、手作業で管理していて、もっと効率的な方法を探しているなら、Googleスプレッドシートを使った管理方法がおすすめです。でも、「スプレッドシートって難しそう」「どうやって使えばいいの？」と不安に思っている方も多いはず。そんな方のために、初心者でも簡単に始められる方法をお伝えします。
Googleスプレッドシートで従業員管理をする理由
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートは、無料で使えて、オンラインでリアルタイムに情報を更新できる便利なツールです。ここでは、そのメリットをお伝えします。
どこからでもアクセスできる
Googleスプレッドシートは、インターネットさえあればパソコンやスマホからどこでもアクセスできます。たとえば、外出先で従業員の勤務状況を確認したり、急な変更にもすぐ対応できます。
複数人で同時に編集できる
Googleスプレッドシートでは、複数人が同時に同じシートを編集できます。これにより、例えば、従業員の給与データを経理担当者と人事担当者がリアルタイムで共有しながら管理することが可能です。
データが自動的に保存される
Googleスプレッドシートは、変更があるたびに自動で保存されるため、データが消えてしまう心配もありません。万が一、パソコンのトラブルがあっても、すべての作業がクラウドに保存されているので安心です。
従業員管理を効率的に行うためのステップ
Googleスプレッドシートを使って従業員管理を始めるための具体的なステップを紹介します。これで、誰でも簡単に管理できるようになります。
スプレッドシートの作成
まずは、Googleアカウントにログインし、Googleスプレッドシートを開きます。新しいシートを作成したら、従業員管理に必要な項目を列に並べましょう。たとえば、以下のような情報を入力することができます。
- 従業員名
- 部署
- 役職
- 出勤日
- 勤務時間
- 給与金額
- 有給休暇の残日数
データの入力と管理
従業員の情報をひとつひとつ入力していきます。自動で計算したい項目があれば、数式を使うと便利です。例えば、勤務時間を入力したら、給与を自動的に計算する式を設定することができます。
フィルターと並べ替え機能を使う
Googleスプレッドシートには、データをフィルタリングしたり並べ替えたりする機能があります。これを使うと、例えば「部署ごとの従業員リスト」を作成したり、「勤務日順に並べ替えて残業時間を確認する」ことができます。
よくある質問や疑問
Q1. Googleスプレッドシートを使うには、特別なスキルが必要ですか？
Googleスプレッドシートは、使い方が非常にシンプルです。特別なスキルは必要ありません。例えば、文字を入力したり、セルに数式を入力するだけで、誰でも簡単に管理できます。もし心配であれば、ネットで簡単なチュートリアルを探してみても良いでしょう。
Q2. 他の従業員とシートを共有するにはどうすればいいですか？
スプレッドシートの右上にある「共有」ボタンをクリックし、共有したい相手のメールアドレスを入力するだけで簡単に共有できます。シートへのアクセス権限（閲覧、編集、コメントなど）を設定できるので、セキュリティ面も安心です。
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
いま、あなたを悩ませているITの問題を解決します！
「エラーメッセージ、フリーズ、接続不良…もうイライラしない！」
あなたはこんな経験はありませんか？
✅ ExcelやWordの使い方がわからない💦
✅ 仕事の締め切り直前にパソコンがフリーズ💦
✅ 家族との大切な写真が突然見られなくなった💦
✅ オンライン会議に参加できずに焦った💦
✅ スマホの重くて重要な連絡ができなかった💦
平均的な人は、こうしたパソコンやスマホ関連の問題で年間73時間（約9日分の働く時間！）を無駄にしています。あなたの大切な時間が今この悩んでいる瞬間も失われています。
LINEでメッセージを送れば即時解決！
すでに多くの方が私の公式LINEからお悩みを解決しています。
最新のAIを使った自動応答機能を活用していますので、24時間いつでも即返信いたします。
誰でも無料で使えますので、安心して使えます。
問題は先のばしにするほど深刻化します。
小さなエラーがデータ消失や重大なシステム障害につながることも。解決できずに大切な機会を逃すリスクは、あなたが思う以上に高いのです。
あなたが今困っていて、すぐにでも解決したいのであれば下のボタンをクリックして、LINEからあなたのお困りごとを送って下さい。
ぜひ、あなたの悩みを私に解決させてください。
まとめ
Googleスプレッドシートを使った従業員管理は、シンプルでありながら非常に効果的です。インターネットさえあればどこからでもアクセスでき、リアルタイムで情報を更新・管理できるので、忙しい経営者や人事担当者にとって大変便利なツールです。初心者でも簡単に使いこなせるので、ぜひ今日から取り入れてみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
コメント