「Googleスプレッドシートでデータを集計したいけれど、難しそう…」と感じていませんか？特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方にとって、集計作業は敷居が高く思えるかもしれません。しかし、心配はいりません。この記事では、初心者の方でも安心して使える方法を、親しみやすい言葉でわかりやすく解説します。
Googleスプレッドシートでできる集計の基本
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは、Googleスプレッドシートでどんな集計ができるのかを見てみましょう。
- 合計複数の数値を足し合わせる
- 平均数値の平均を求める
- 最大・最小データの中で一番大きい・小さい値を見つける
- 条件付き集計特定の条件に合ったデータだけを集計する
これらの集計は、関数を使うことで簡単に行えます。
初心者でもできる！基本的な関数の使い方
Googleスプレッドシートでは、関数を使って集計を自動化できます。代表的な関数を紹介します。
合計を求めるSUM関数
例えば、からまでのセルに数値が入っているとします。これらの合計を求めるには、以下のように入力します。
=SUM()
これで、からまでの数値の合計が表示されます。
平均を求めるAVERAGE関数
同じく、からまでの平均を求めるには、以下のように入力します。
=AVERAGE()
これで、からまでの数値の平均が表示されます。
最大・最小を求めるMAX・MIN関数
からまでの中で一番大きい数を求めるには、以下のように入力します。
=MAX()
逆に、一番小さい数を求めるには、以下のように入力します。
=MIN()
条件を指定して集計する方法
特定の条件に合ったデータだけを集計したい場合、条件付き関数を使います。
条件付き合計SUMIF関数
例えば、B列に「商品名」、C列に「売上金額」が入力されているとします。商品名が「りんご」の売上金額の合計を求めるには、以下のように入力します。
=SUMIF(B:B, "りんご", C:C)
これで、「りんご」の売上金額の合計が表示されます。
複数条件で集計SUMIFS関数
さらに、複数の条件で集計したい場合は、SUMIFS関数を使います。例えば、商品名が「りんご」で、売上金額が1000円以上の合計を求めるには、以下のように入力します。
=SUMIFS(C:C, B:B, "りんご", C:C, ">=1000")
これで、条件に合った売上金額の合計が表示されます。
集計結果を見やすくするための工夫
集計したデータをさらに見やすくするための方法を紹介します。
フィルタ機能の活用
データが多くなると、特定の情報を探すのが大変になります。そんなときは、フィルタ機能を使って必要なデータだけを表示しましょう。
- データ範囲を選択
- 「データ」メニューから「フィルタを作成」を選択
- 各列の見出しに表示されるフィルタアイコンをクリックして、条件を設定
これで、条件に合ったデータだけを簡単に表示できます。
グラフの作成
集計結果を視覚的にわかりやすくするために、グラフを作成しましょう。
- 集計したデータを選択
- 「挿入」メニューから「グラフ」を選択
- 右側に表示されるグラフエディタで、グラフの種類やデザインを調整
これで、データの傾向や比較が一目でわかるグラフが作成できます。
よくある質問や疑問
Q1: 関数を使うときに「#REF!」と表示されるのはなぜですか？
「#REF!」は、参照しているセルが無効であることを示すエラーです。例えば、範囲を指定したときにその範囲が存在しない場合などに表示されます。関数を入力する際は、参照範囲が正しいか確認してください。
Q2: スマホでも集計作業はできますか？
はい、Googleスプレッドシートはスマホのアプリでも使用できます。スマホでも関数を使った集計やグラフの作成が可能です。ただし、画面が小さいため、操作が少し難しく感じるかもしれません。慣れるまでパソコンでの操作をおすすめします。
Q3: 集計結果を他の人と共有するにはどうすればいいですか？
集計したスプレッドシートを他の人と共有するには、右上の「共有」ボタンをクリックし、共有したい相手のメールアドレスを入力します。共有の権限（閲覧・コメント・編集）も設定できます。
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まとめ
Googleスプレッドシートを使えば、難しそうに見える集計作業も簡単に行えます。関数を使って合計や平均を求めたり、条件を指定して集計したりすることで、業務の効率化が図れます。また、集計結果を見やすくするための工夫も紹介しました。ぜひ、これらの方法を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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