Googleスプレッドシートを使っていると、編集権限の設定に悩むことがありますよね。例えば、誰と一緒に作業するのか、誰に編集してもらいたいのか、逆に閲覧だけにしたいのか、そんなときに編集権限を適切に設定することが大切です。しかし、設定方法がわからない方も多いのではないでしょうか。そこで、今回は初心者の方でもわかりやすく、Googleスプレッドシートの「編集権限」の設定方法についてお伝えします。
編集権限の基本とは？
Googleスプレッドシートのイメージ
まず、Googleスプレッドシートの編集権限について基本的なところを押さえておきましょう。編集権限を設定することで、スプレッドシートを一緒に使っている人とスムーズに作業を進めることができます。
Googleスプレッドシートの編集権限には、大きく分けて3つの種類があります。
- 編集者この権限を持つ人は、スプレッドシートの内容を変更したり、他の人に権限を与えたりできます。
- コメント可この権限を持つ人は、スプレッドシートを編集することはできませんが、コメントを残すことができます。
- 閲覧者この権限を持つ人は、スプレッドシートを見ることはできますが、編集もコメントもできません。
これらの権限を使い分けることで、スプレッドシートをより効率的に使えますよ。
Googleスプレッドシートの編集権限を設定する方法
さて、具体的に編集権限を設定する方法を見ていきましょう。Googleスプレッドシートでの設定は簡単なので、すぐに覚えることができますよ。
- スプレッドシートを開くまず、Googleスプレッドシートを開きます。
- 右上の「共有」ボタンをクリックスプレッドシートの右上にある「共有」ボタンをクリックします。
- 「リンクを知っている全員」や「特定の人」に設定ここで共有する相手を設定します。特定の人に権限を与える場合は、相手のメールアドレスを入力します。
- 権限を選択相手にどの権限を与えるかを選びます。「編集者」「コメント可」「閲覧者」の3つから選びます。
- 「送信」をクリック設定が完了したら、相手に通知が送られるようになります。
これで、簡単に編集権限を設定できます。
権限の設定で気をつけるポイント
編集権限を設定する際に、少しだけ注意したい点があります。誰にどの権限を与えるかは、作業の内容によって変わります。例えば、重要なデータが含まれている場合、誰にでも編集権限を与えるのは少し危険かもしれません。そのため、権限設定は慎重に行いましょう。
- 編集者権限を与えるときは注意相手に編集権限を与えると、内容を変更される可能性があるため、大事な内容を他の人に任せる場合にだけ編集者に設定するのが賢明です。
- コメント可で十分な場合も多いスプレッドシートにコメントをもらいたいだけの場合は、「コメント可」を設定すれば十分です。
- 閲覧者権限を使う場面見るだけで十分な場合には「閲覧者」に設定すると、他の人が勝手に変更することを防げます。
特に、個人情報や機密性の高い内容が含まれる場合、権限設定には細心の注意を払いましょう。
よくある質問や疑問
質問編集権限を与えた後、権限を変更する方法は？
編集権限を与えた後に、再度権限を変更したい場合は、同じ手順で「共有」ボタンから設定を変更できます。変更したい相手の権限を「編集者」から「コメント可」に、またはその逆に変更することができます。
質問閲覧者に変更した場合、スプレッドシートにアクセスできなくなるのでは？
閲覧者に変更しても、スプレッドシートへのアクセス自体はできます。ただし、編集やコメントができなくなるだけです。閲覧だけを許可したい場合に便利です。
まとめ
Googleスプレッドシートの編集権限設定は、非常に重要な機能です。自分の作業環境に合った設定を行うことで、チームとの協力もスムーズになります。特に初心者の方でも簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね。
もし、他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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