この記事を読んでいるあなた、パソコンやスマホの操作にあまり自信がないかもしれませんね。でも大丈夫ですよ。「Googleスプレッドシート プロジェクト管理 表」を使えば、プロジェクトの進行がスムーズに見える化できて、気持ちがラクになれます。この記事では、検索上位の記事をしっかり読み込んで、共通点と良いところ、改善したいところを踏まえつつ、あなたにわかりやすく、楽しく使えるスタートガイドをお届けしますね。
検索上位の記事から見えてきたポイント
Googleスプレッドシートのイメージ
どんな共通点があるの？
まず、１位と２位の記事、二つの大きな共通点はこうでした。
- どちらもテンプレートを使ってカンタンに始められるということを強調していたこと
- どちらも関数や色づけ、プルダウンなどを使って進捗を見える化できるという点をしっかり解説していたこと
それぞれのいいところは？
- テンプレートを使えばシートをイチから作らず始められる手軽さ
- =TODAY() や DATEDIF()、IF() などの関数を使って、自動で「今日までに終わってないデータ」「残り日数」などが分かる便利さ
- プルダウンや色づけで進捗（未着手・作業中・完了など）がひと目で分かる配慮
- 「運用ルールを決めておく」ことが成功の鍵として紹介されていたこと
でも、ここは改善した方がもっといいかも…と思った点
- 説明が専門用語だけでギュッと詰まっていて、初めて見る人にはちょっと難しいことがある
- テンプレートを利用する方法は書いてあるけど、実際に「ここをこうしたら見やすくなる」などの具体例が少ない
- 関数を紹介しているけど、「どうしてそれを使うのか」「どんな時に便利か」が伝わりにくい
- 初心者に「あ、これなら自分にも使えそう」と感じてもらえるやさしい語り口が少ない
こんなふうに改善してみました！初心者に優しい工夫とは？
親しみやすい語り口で説明します
たとえば、こういう感じです。「最初はちょっとドキドキしますけど、シートの色を変えただけで『あっ、これは終わってるんだ！』って分かると嬉しくなりますよね」っていうように。
テンプレートの使い方＋「こうしたらもっと見やすい」という具体例も紹介
たとえば、テンプレートで用意されたガントチャートに「日付を入れたら→該当するセルに色を自動でつける」方法とか、「担当者別に色分けすると誰が何をしてるかすぐ分かる」など、ちょっとした工夫を具体的に取り入れます。
関数を“なんで使うか”から伝えます
たとえば「=IF(締切日 < TODAY(), ‘遅れてるよ！’, ‘OKだよ！’)」という関数なら、わかりやすく「もうこの日より過ぎたら文字が変わって『あれ？遅れてるって出てるぞ！』ってすぐ分かるんです」と、ストーリー仕立てにします。
操作を一歩ずつ、話しかけるように進めます
「まずはGoogleスプレッドシートを開いて、テンプレートギャラリーから『ガントチャート』をクリックしてみてください。えーっとって戸惑うかもしれませんが、テンプレートが出てきたら、それをクリックするだけで土台が整いますよ、すごい！」という感じで。
具体的な操作ステップ（お話し形式で）
シートを開いてテンプレートを使ってみよう
「まずはGoogleスプレッドシートを開いたら、なんだか難しそうに見えるかもだけど……右上に『テンプレートギャラリー』っていうのがあるんですよ。そこをクリックして、『ガントチャート』を探してください。見つかったらクリック！すると、もうベースが完成ですよ。」
最初の情報を入れてみよう
「プロジェクトの名前、誰が担当か、いつからいつまでかっていう日付を入れてみましょう。『あれ？どこ入れたらいいの？』という時は、テンプレートの上の方に書かれてることが多いです。」
進捗が見えるように色づけしよう
「列に「ステータス（進捗）」ってあると思うんです。そこに『未着手』『作業中』『完了』という風にプルダウンで選べるようにしてしまいましょう。しかも条件付き書式を使うと、『完了』を選ぶと自動で緑色になるんです。やってみるとワクワクしますよ。」
関数で自動化の魔法をかけてみよう
「あとね、『今日の日付』をセルに出したい時は =TODAY() を使うだけ。たとえば、締切日が過ぎてたら「遅延」と出してくれるように =IF(締切日 < TODAY(), "遅延", "OK") にすると、ほら、魔法みたいでしょ？」
見やすくするための工夫も忘れずに
「担当者が複数いるなら、担当者ごとに色を分けてみると分かりやすいですよね。あと、週に1回「最新に更新しよう」ってみんなで決めておくと、古い情報に振り回されなくて安心です。」
よくある質問や疑問
テンプレートってどこで探せばいいんですか？
テンプレートギャラリーは、スプレッドシートを開いたいちばん上、右側にあります。「ガントチャート」や「プロジェクト管理」と書かれているテンプレートが載っていますから、そこから選んでクリックするだけです。びっくりするほど簡単ですよ。
関数って難しそう…私にも使えますか？
関数に最初はびっくりするかもしれませんが、心配しないで大丈夫です。ちょっとしたものならコピペで使えますし、「=TODAY()」や「=IF(〜)」といった基本的なものを少しずつ触っていくと、だんだん慣れてきます。使えるようになると、まるでスプレッドシートがあなたの味方になりますよ。
誰にも更新されないまま古いままになりそうで不安です…
それ、よくあるお悩みです。だからこそ「運用ルール」は大事にしたいポイントです。たとえば「金曜日の夕方は進捗更新タイム」と決めるとか、「ステータス更新したらLINEでお知らせ」みたいに小さくルールを決めるだけでずっと綺麗に使えるようになりますよ。
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まとめと結論
というわけで、「Googleスプレッドシート プロジェクト管理 表」は、テンプレートを活用してわかりやすく始められ、関数や色づけで進捗が見える化できる便利な方法です。大事なのは「小さく一歩ずつ始めること」、そして「操作がわからなければ、どうしたらラクかなって気持ちで進めること」です。パソコンやスマホになじみのないあなたでも、きっと楽しみながら使えて、自信になっていきますよ。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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