GoogleスプレッドシートをPDF出力する超かんたんガイド

こんにちは。なかなかパソコン操作に慣れない中、やっとスプレッドシートを作ったら「これ、PDFにしたいな…」って思うこと、ありますよね。でも大丈夫。今回はそのお悩みを一緒に解決しちゃいましょう。この記事では、PDFにする方法だけじゃなくて、初心者さんがつまずきやすいポイントや裏ワザも織り交ぜてお伝えします。

基本操作パソコンでPDFに出力する方法

Googleスプレッドシートのイメージ

直感的な操作でスラスラ出力

まずはパソコンでスプレッドシートをPDFにする定番ルートです。これは「ファイル」→「ダウンロード」→「PDF（.pdf）」という流れで進みます。するとプレビューと一緒に、ページの向きや余白などを設定できる画面が出てくるので、整えて「エクスポート」をクリックすれば完了です。複数シートをまとめて出すことも可能ですよ。

「印刷」から出すちょっと違った方法

これは少し便利。メニューの「ファイル」→「印刷」を選んでから、送信先を「PDFに保存」にすれば、同じくPDFができます。ファイルの見え方に大きな違いはありませんが、保存先が自分で選べたりするので好みに合わせて使い分けてみてください。

スマホからPDFにする方法（iPhoneやAndroid）

iPhone／iPadでのPDF化

アプリ上で対象のスプレッドシートを開き、右上の「…」や共有アイコンをタップ。「共有とエクスポート」→「コピーを送信」→形式でPDFを選ぶと、PDF生成完了。保存先や共有もそのままできます。

Androidスマホでの手順

これもほぼ同じ流れです。「…」をタップ → 「印刷」 → プリンタ選択で「PDF形式で保存」を選び、設定（サイズなど）を整えて保存すればOKです。

知っておきたい裏ワザ＆初心者によくある悩み

「印刷」と「ダウンロード」の違いって…？

見た目にはほとんど同じPDFですが、実はファイルサイズに結構な差があります。実際に比較した例では、印刷から出力したPDFが217KB、ダウンロード形式は39KBと、5倍以上の違いだったそうです。こりゃびっくり。サイズを小さく抑えたいときは、「ダウンロード」形式がおすすめです。

常に最新版を共有したいならリンク活用

PDFに変換せずとも、スプレッドシートから直接「共有」リンクを取得して、URLの最後を「export?format=pdf」に書き換えるだけで、クリックした相手に最新のPDFをダウンロードさせることができます。書き換えるだけで印刷→PDF化しなくてもPDFになりますよ。

よくある質問や疑問

Qパソコンとスマホ、どっちが簡単ですか？

A操作自体は両方シンプルですけど、画面が大きく見やすいという意味では、やっぱりパソコンが安心ですね。スマホも便利ですが、小さな画面で「印刷プレビュー」を確認するのはちょっとドキドキかも。

Q「印刷」よりも「ダウンロード」がいいの？

Aそうですね、でき上がるPDFに見た目差はほとんどありませんが、ファイルサイズを抑えたいなら「ダウンロード」形式のPDFがおすすめです。特にメールで送るときなど、軽い方が安心です。

Q複数ページや複数シートもまとめてPDFにできる？

Aできますよ！設定画面で「現在のシート」から「ワークブック（複数シート）」に切り替えれば、一発で全シートまとめてPDFとして出力できます。ページ番号やヘッダーなどもオプションで付加できます。

まとめとご案内

いかがでしたか？今日は「Googleスプレッドシート PDF 出力」のキモを、やさしく丁寧にお伝えしました。

この記事のポイントを改めてまとめると…

ぜひ、今後の書類作りに活用してくださいね。なにか他にも気になることや悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。