Googleスプレッドシートを使っていると、複数のシートに分かれたデータを一つにまとめたくなることがありますよね。例えば、売上データや在庫リストなど、情報が分散していると管理が大変です。そんなときに役立つのが、スプレッドシートの関数を使ったデータの統合方法です。
今回は、初心者の方でも簡単にできる方法を、実際の例を交えてわかりやすく解説します。これをマスターすれば、業務の効率化やデータ分析がぐっと楽になりますよ。
複数シートのデータを一つにまとめる方法
Googleスプレッドシートのイメージ
複数のシートに分かれたデータを一つにまとめるには、主に以下の方法があります。
QUERY関数と配列を使ってデータを結合する
例えば、「在庫リスト2024」と「在庫リスト2025」という2つのシートがあるとします。これらを一つのシートにまとめるには、以下のような式を使います。
=QUERY({'在庫リスト2024'!F; '在庫リスト2025'!F}, "SELECT * WHERE Col1 IS NOT NULL", 0)
この式では、2つのシートのデータを縦に結合し、1列目（商品名など）が空でない行だけを抽出しています。これにより、最新の在庫情報を一つのシートで確認できるようになります。
IMPORTRANGE関数を使って別のスプレッドシートからデータを取り込む
もし、別のスプレッドシートにあるデータを取り込みたい場合は、IMPORTRANGE関数を使います。例えば、以下のような式です。
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd1234/edit", "シート1!F10")
この式では、指定したURLのスプレッドシートから「シート1」のからF10までの範囲を取り込んでいます。初めて使用する際には、「アクセスを許可」する必要があります。
QUERY関数とIMPORTRANGE関数を組み合わせてデータを統合する
複数のスプレッドシートからデータを取り込み、さらに条件を指定して統合したい場合は、QUERY関数とIMPORTRANGE関数を組み合わせます。例えば、以下のような式です。
=QUERY({IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd1234/edit", "シート1!F"); IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/efgh5678/edit", "シート1!F")}, "SELECT * WHERE Col1 IS NOT NULL", 0)
この式では、2つのスプレッドシートからデータを取り込み、1列目が空でない行だけを抽出しています。これにより、複数のスプレッドシートにまたがるデータを一つのシートで確認できるようになります。
データ統合時の注意点
データを統合する際には、以下の点に注意してください。
- 列の順番や数が一致しているか確認する異なるシートやスプレッドシートからデータを取り込む際、列の順番や数が一致していないと、正しく統合できません。必要に応じて、ARRAYFORMULA関数やREPT関数を使って調整しましょう。
- データの整合性を保つ統合するデータが最新のものであるか、重複がないかなど、整合性を確認してください。重複データがあると、集計結果が正しくなくなる可能性があります。
- アクセス権限を確認するIMPORTRANGE関数を使用する際、参照元のスプレッドシートにアクセス権限が必要です。初めて使用する際には、「アクセスを許可」する操作が必要となります。
よくある質問や疑問
Q1: 別のスプレッドシートからデータを取り込む際、どのようにURLを指定すればよいですか？
URLの「/edit」以降の部分を省略した、スプレッドシートのIDを指定します。例えば、URLが「(https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd1234/edit」の場合、IDは「abcd1234」となります。
Q2: データを統合した後、集計や分析を行いたいのですが、どのような関数を使えばよいですか？
集計や分析には、SUMIF関数やAVERAGEIF関数、VLOOKUP関数などが便利です。例えば、特定の条件に合致するデータの合計を求めるには、以下のような式を使います。
=SUMIF(, "条件", B2:B10)
この式では、からまでの範囲で「条件」に合致する行のB列の値を合計します。
Q3: データの更新が反映されない場合、どうすればよいですか？
データの更新が反映されない場合、以下の点を確認してください。
- 参照元のデータが更新されているか参照元のスプレッドシートが最新の状態であることを確認してください。
- 関数の範囲が正しいか関数で指定している範囲が正しいか確認してください。
- シートの再読み込みを試すシートを再読み込みすることで、最新のデータが反映されることがあります。
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まとめ
Googleスプレッドシートを使って複数のシートやスプレッドシートのデータを統合することで、情報の一元管理が可能になります。これにより、業務の効率化やデータ分析がスムーズに行えるようになります。
初心者の方でも、今回紹介した関数を使えば簡単にデータを統合できます。ぜひ、実際の業務で試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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