日々の生活や仕事で、住所録を整理・管理するのは大切な作業ですよね。でも、手書きやエクセルでの管理は面倒だし、スマホでも見られるようにしたい…。そんなあなたにぴったりなのが、Googleスプレッドシートを使った住所録の作成方法です。今回は、初心者でも安心してできるステップを、わかりやすくお伝えします。
Googleスプレッドシートで住所録を作成するメリット
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは、Googleスプレッドシートを使うメリットを見てみましょう。
- 無料で使えるGoogleアカウントさえあれば、誰でも無料で利用できます。
- どこからでもアクセス可能パソコン、スマホ、タブレットなど、インターネットがあればどこからでもアクセスできます。
- 複数人での共有・編集が簡単家族や同僚と一緒に同時に編集できるので、情報の共有がスムーズです。
- 自動保存機能入力した内容は自動で保存されるので、うっかり保存し忘れても安心です。
住所録の作成手順
では、実際に住所録を作ってみましょう。
- Googleスプレッドシートを開くGoogleドライブにアクセスし、「新規」から「Googleスプレッドシート」を選択します。
- シート名を設定上部の「無題のスプレッドシート」をクリックし、「住所録」と入力して名前を付けます。
- 見出しを作成1行目に以下の項目を入力します。
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
- メモ
- データを入力2行目以降に、各人の情報を入力していきます。
- 整理・活用入力したデータをフィルタ機能や条件付き書式を使って整理したり、必要に応じて印刷したりできます。
Googleフォームを使って住所録を自動化する方法
手入力を減らしたい方には、Googleフォームを使った方法がおすすめです。
- Googleフォームを作成Googleフォームを開き、「新規作成」からフォームを作成します。
- 質問項目を追加氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、必要な項目を追加します。
- スプレッドシートと連携フォームの設定から「回答」タブを選択し、「スプレッドシートにリンク」をクリックして、先ほど作成した住所録のシートと連携させます。
- フォームを共有フォームのURLを共有することで、他の人にも情報を入力してもらえます。
これで、フォームに入力された情報が自動でスプレッドシートに反映されるようになります。
住所録を地図上で確認する方法
住所録の情報を地図上で確認したい場合、Googleマップの「マイマップ」機能を活用できます。
- Googleマップを開くGoogleマップにアクセスし、左上のメニューから「マイプレイス」を選択します。
- 新しい地図を作成マイマップタブで「地図を作成」をクリックします。
- スプレッドシートをインポート作成した地図で「インポート」をクリックし、住所録のスプレッドシートを選択します。
- ピンの設定住所や名称の列を選択し、地図上にピンを表示させます。
これで、住所録の情報を地図上で視覚的に確認できるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: スプレッドシートに入力した情報は誰でも見られるのですか？
いいえ、スプレッドシートの共有設定を「閲覧者」や「編集者」に制限することで、特定の人だけがアクセスできるように設定できます。
Q2: Googleフォームを使うと、どんなメリットがありますか？
フォームを使うことで、手入力の手間を減らし、情報の入力ミスを防ぐことができます。また、複数人からの情報収集も簡単に行えます。
Q3: 地図上で住所を確認する際、注意すべき点はありますか？
地図上での表示には住所の正確さが重要です。住所が正確に入力されていないと、地図上で正しい位置にピンが表示されないことがあります。
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まとめ
Googleスプレッドシートを使った住所録の作成・管理は、手軽で便利な方法です。さらに、Googleフォームやマイマップを組み合わせることで、より効率的に情報を整理・活用できます。ぜひ、これらの方法を試して、日々の生活や仕事に役立ててください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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