最初に「Googleスプレッドシートで複数人にまとめて権限をつけられたらいいのに…」と感じたことはありませんか？特にパソコンやスマホに詳しくない45歳〜55歳以上の方にとって、一人ずつ設定するのはちょっとしたハードルです。この記事では、そんな方でも気軽に使える方法を、ストーリー仕立て＋ブログ風の語り口でお伝えします。これを読めば、YouTube台本にもそのまま使えるようになりますよ。
検索結果から学んだポイント
Googleスプレッドシートのイメージ
共通している良い点
- Google Apps Script（GAS）を使うことで、スプレッドシートから複数ファイルの権限をまとめて操作できる
- 一覧表示や、一括追加、一括削除ができて、作業の手間を大幅に省ける
改善できそうな点
- 記事によっては用語が専門的で、初心者には難しい表現がある
- 導入部分が長すぎて「結局何から始めればいいの？」となりやすい
この記事では、こうした点を踏まえて、より親しみやすく、わかりやすくお伝えします。
なぜ「ユーザー権限の一括付与」が便利なのか
日常の小話として…
パソコンに詳しくないあなたが、町内会のファイル共有で数人に編集権限をつけようとした場面を想像してみてください。一人ずつメールアドレスを入力して、ポチポチ「閲覧」か「編集」かを選ぶ…そのとき、「もっと簡単にできたらいいのに！」と思いませんか？そんなときに活躍するのが、スプレッドシート + GAS を使った一括操作なんです。
簡単ステップ初心者でもできる一括付与方法
概要
まずは「スプレッドシートにファイル一覧と権限をまとめて、そこから変更をまとめて実行する」という仕組みを使います。こうすると、パソコンに詳しくない方でも「見たまま操作」で進められます。
ステップで見てみましょう
- まずは、Googleスプレッドシートを開いて、〈拡張機能〉から〈Apps Script〉を開きます（GASエディタを開く感じですね）。
- そこに、一覧を作るスクリプト（例`listFilesAndManageAccess()`）を貼り付けます。すると、フォルダやファイルの名前と現在の権限が一覧として表示されます。
- 一覧ができたら、スプレッドシート上に「変更後の権限」を入力する欄も同時に作られます。
- 権限を変更したいメールアドレスや「閲覧者」「編集者」といった役割を入力して、スクリプトを実行。
- 処理が終わると、それぞれのファイルに対して一括で権限が反映されます。確認タイムスタンプも自動で入力されるので安心です。
初心者の方にも優しい工夫ポイント
- スクリプトは一度コピペすれば、あとはクリックだけでOK
- 入力ミスを防ぐ工夫として、スプレッドシートに見やすい色分けをすることもできる
- 「本当に反映されたかな？」と心配なときは、タイムスタンプや表示内容をぱっと見て確認できる
実際に使ったらどうだったか？
例えば「町内会で配布するファイルを、一気に10人に編集権限つけたい！」というとき、以前はメール送信→承認→…と何度も時間を使って手間でした。でもこの方法なら、メールアドレスを表にまとめて入力して、実行ボタンを押すだけ。それだけで一気に反映されたときは「ああ、どうしてもっと早く知っておけばよかった」と感動しました。
よくある質問や疑問
スクリプトを実行しても反映がすぐに見えません。大丈夫でしょうか？
たまに権限変更が反映されるまでに少し時間がかかることがあります。少し待ってからGoogleドライブで確認してみてくださいね。あせらず大丈夫です。
メール通知を相手に送りたくない場合はどうしますか？
GASのスクリプトで、通知用のオプションを「オフ」に設定できます（「メール送信しない」チェックのような形で制御可能です）。入力欄に「通知しない」と書くなど、一工夫してみてください。
スクリプトが難しそう…私でもできますか？
スクリプトはテンプレート的に使えるものが多く、コピペで実行できるものもあります。記事の手順どおりに進めれば、PC操作に慣れていない方でも十分できるはずです。
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まとめ
いかがでしたか？今回は「Googleスプレッドシートから複数人にユーザー権限を一括でつける方法」を、初心者の方にもわかりやすく、ちょっとしたストーリー付きでお伝えしました。パソコンが苦手でも、この記事を読んで操作すればきっとうまくいきます。そして、この内容はそのままYouTubeのナレーション台本としても使えますので、ぜひ活用してくださいね。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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