Googleスプレッドシートでデータを自動入力する方法｜初心者でもできる簡単ステップ

Googleスプレッドシートを使っていると、「毎回同じデータを入力するのが面倒だなぁ」と感じること、ありますよね。例えば、毎月の売上データや、日々の出勤簿など、繰り返し入力する情報が多いと、つい手間に感じてしまいます。そんなときに便利なのが、「自動入力機能」です。

今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Googleスプレッドシートでデータを自動入力する方法を、ステップ・バイ・ステップでご紹介します。パソコンやスマホが苦手な方でも安心して進められる内容になっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

目次

Googleスプレッドシートで自動入力を使うメリット

Googleスプレッドシートの自動入力機能を使うと、以下のようなメリットがあります。

• 手間が省ける毎回同じデータを入力する必要がなくなります。
• ミスが減る手入力による誤りを防げます。
• 作業効率がアップ時間を節約でき、他の作業に集中できます。

例えば、毎月の売上データを入力する際、日付や商品名、金額などを手入力していると、時間がかかり、ミスも起こりやすくなります。しかし、自動入力機能を活用すれば、これらの作業を効率化できます。

手軽にできる！セルのドラッグで自動入力

まずは、最も簡単な方法から始めましょう。

この方法は、日付や数字の連続データを入力する際に非常に便利です。例えば、日付を入力する際に、最初の2つの日付を入力するだけで、残りの日付が自動で入力されます。

プルダウンリストとVLOOKUP関数でデータを連動させる方法

次に、少し応用的な方法をご紹介します。

1. プルダウンリストの作成

• セルを選択プルダウンリストを作成したいセルを選択します。
• データの入力規則を設定メニューから「データ」→「データの入力規則」を選択します。
• リストの範囲を指定表示されるダイアログで、「範囲に適用」の欄に、リストとして表示したいデータの範囲を指定します。
• 完了設定が完了したら、「完了」をクリックします。

2. VLOOKUP関数の使用

• 参照元データの準備VLOOKUP関数を使用するためには、参照元となるデータが必要です。例えば、商品名と価格の一覧を別のシートに用意します。
• VLOOKUP関数の入力自動入力したいセルに、以下のようなVLOOKUP関数を入力します。
=VLOOKUP(参照するセル, 参照範囲, 列番号, 検索方法)
• 例商品名を入力すると、価格が自動で表示されるようになります。

この方法を使うと、例えば「商品名」をプルダウンで選択すると、「価格」や「在庫数」などの関連情報が自動で入力されるようになります。

よくある質問

Q1: 自動入力機能はスマホでも使えますか？

はい、Googleスプレッドシートはスマホアプリでも利用可能です。基本的な自動入力機能は、スマホでも利用できますが、パソコン版と比べて操作が少し異なる場合があります。慣れるまで少し時間がかかるかもしれませんが、ぜひ試してみてください。

Q2: VLOOKUP関数がうまく動作しません。

VLOOKUP関数がうまく動作しない場合、以下の点を確認してください。

• 参照範囲の指定参照範囲が正しく設定されているか確認してください。
• 列番号の指定参照範囲内で、取得したいデータが何列目にあるかを正しく指定してください。
• 検索方法の指定検索方法を「完全一致」に設定する場合は、最後の引数を「FALSE」にしてください。

Q3: 自動入力機能を使うと、他のデータが消えてしまいますか？

自動入力機能を使用しても、他のデータが消えることはありません。ただし、入力したセルをドラッグして範囲を広げる際、既に入力されているデータが上書きされる可能性があります。範囲を広げる前に、必要なデータが消えないように注意してください。

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まとめとLINEでのお問い合わせ

今回は、Googleスプレッドシートでデータを自動入力する方法についてご紹介しました。自動入力機能を活用することで、作業の効率化やミスの削減が期待できます。ぜひ、日々の業務や生活で活用してみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。