Googleスプレッドシートを使っていると、「アクセス権が必要です」と表示されたり、誰かと共同編集したいけれど設定が難しそう…と感じることはありませんか？特にパソコンやスマホに不安がある方にとって、権限設定は敷居が高く感じられるかもしれません。でも大丈夫！今回は、そんな方々にもわかりやすく、Googleスプレッドシートのアクセス権限管理について解説します。
Googleスプレッドシートの共有とアクセス権限とは？
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは、Googleスプレッドシートの「共有」と「アクセス権限」について、簡単にご説明します。
- 共有とは、他の人とスプレッドシートを一緒に使うために、アクセスできるようにすることです。
- アクセス権限は、共有した相手がそのシートでできることを決める設定です。
例えば、家族で家計簿をつけるとき、夫には「編集者」として支出を入力してもらい、妻には「閲覧者（コメント可）」として確認とコメントをしてもらう、といった使い方ができます。
アクセス権限の種類と設定方法
Googleスプレッドシートでは、共有した相手に3つの権限を設定できます。
- 閲覧者シートを見ることだけができます。
- 閲覧者（コメント可）シートを見て、コメントを追加できます。
- 編集者シートを見て、編集や削除ができます。
これらの権限は、共有する際に相手のメールアドレスを入力することで設定できます。具体的な手順は以下の通りです。
- スプレッドシートを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 権限を「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」から選択します。
- 「送信」ボタンをクリックして完了です。
リンクでの共有と注意点
スプレッドシートをリンクで共有することもできますが、この場合、アクセス権限を適切に設定しないと、誰でも編集できてしまう可能性があります。
- リンクを知っている全員にアクセスを許可リンクを知っている人は誰でもアクセスできます。公開範囲が広くなるため、注意が必要です。
- 制限付き特定のユーザーのみアクセスできるように設定できます。
リンクで共有する際は、必ずアクセス権限を確認し、必要に応じて設定を変更してください。
シートごとにアクセス制限をかける方法
1つのスプレッドシート内で、シート（タブ）ごとにアクセス制限をかけたい場合、Google Apps Script（GAS）を活用する方法があります。例えば、特定のユーザーだけが「秘密のシート」を見られるようにすることができます。
以下のコードをGASに追加することで、ユーザーごとにシートの表示・非表示を制御できます。
javascript
function hideSheetForUsers() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("秘密のシート");
var user = Session.getActiveUser().getEmail();
var allowedUsers = ; // 許可するユーザー
if (allowedUsers.includes(user)) {
sheet.showSheet();
} else {
sheet.hideSheet();
}
}
このスクリプトをトリガーに設定すると、スプレッドシートを開いた際に自動で権限に応じたタブの表示・非表示が切り替わります。
よくある質問や疑問
Q1: 共有した相手が「アクセス権が必要です」と表示される場合、どうすればよいですか？
相手がアクセスできるようにするためには、共有設定でその相手のメールアドレスを追加し、適切な権限を付与してください。
Q2: 編集権限を与えたくない場合、どうすればよいですか？
共有設定で「閲覧者」または「閲覧者（コメント可）」の権限を選択し、編集できないように設定してください。
Q3: 複数のシートに異なるアクセス権限を設定する方法はありますか？
Google Apps Scriptを使用して、ユーザーごとにシートの表示・非表示を制御することが可能です。
まとめ
Googleスプレッドシートのアクセス権限管理は、最初は難しく感じるかもしれませんが、基本を押さえれば誰でも簡単に設定できます。共有する相手や用途に応じて、適切な権限を設定し、安全に共同作業を進めましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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