Googleスプレッドシートの「共有」と「閲覧者」設定を完全解説！初心者でも安心の使い方ガイド

Googleスプレッドシートを使っていると、「共有」や「閲覧者」といった言葉を耳にすることが多いですよね。でも、これらの設定がどう違うのか、どう使えばいいのか、初心者の方には少しわかりにくいかもしれません。そこで、今回は「Googleスプレッドシートの共有と閲覧者設定」について、初心者の方にもわかりやすく解説します。

Googleスプレッドシートの「共有」とは？

Googleスプレッドシートのイメージ

Googleスプレッドシートの「共有」とは、他の人とファイルを一緒に使えるようにする機能です。これを使うと、同じシートを複数人で同時に編集したり、コメントを追加したりすることができます。

「閲覧者」とは？

「閲覧者」とは、スプレッドシートの内容を確認できるだけで、編集やコメントはできない権限のことです。例えば、完成した報告書を上司やクライアントに見てもらいたいときに、「閲覧者」として共有すると、相手は内容を確認することができますが、誤って編集してしまう心配がありません。

「閲覧者（コメント可）」と「編集者」の違い

「ウェブに公開」とは？

「ウェブに公開」とは、スプレッドシートをインターネット上で誰でも閲覧できるようにする機能です。これを使うと、特定の相手に限らず、不特定多数の人に情報を公開することができます。

よくある質問や疑問

Q1: Googleアカウントを持っていない人とスプレッドシートを共有できますか？

はい、できます。Googleアカウントを持っていない人にも、リンクを使って「閲覧者」や「閲覧者（コメント可）」として共有することができます。ただし、編集権限を付与する場合は、相手がGoogleアカウントを持っている必要があります。

Q2: スプレッドシートの「ウェブに公開」と「共有」の違いは何ですか？

「共有」は特定のユーザーやグループとファイルを共有する機能で、相手の権限を設定できます。一方、「ウェブに公開」は、インターネット上で誰でも閲覧できるようにする機能で、特定の相手に限定せず広く情報を公開することができます。

Q3: スプレッドシートの共有設定を変更した場合、相手に通知は届きますか？

はい、共有設定を変更すると、相手に通知が届きます。通知を送信したくない場合は、共有設定画面で「通知を送信しない」を選択することができます。

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まとめ

Googleスプレッドシートの「共有」と「閲覧者」設定をうまく活用すれば、情報の共有や共同作業がスムーズに行えます。特に、初心者の方は「閲覧者」や「閲覧者（コメント可）」の権限を使って、誤ってデータを変更してしまうリスクを避けると良いでしょう。

もし、設定方法や使い方についてさらに詳しく知りたいことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたの作業がもっと快適になるよう、お手伝いさせていただきます！