Googleスプレッドシートにパスワードを設定する方法

Googleスプレッドシートは、複数人で同時に作業できる便利なツールですが、情報の漏洩を防ぐためにアクセス制限をかけたい場面もありますよね。しかし、Excelのように直接パスワードを設定する機能はありません。そこで、今回は初心者の方でもわかりやすく、スプレッドシートに「実質的なパスワード保護」をかける方法をご紹介します。

Googleスプレッドシートにパスワードを設定する方法

Googleスプレッドシートのイメージ

Google Apps Script（GAS）を使ってパスワード入力画面を作成する

GASを使うと、スプレッドシートを開いたときにパスワード入力画面を表示させることができます。以下の手順で設定してみましょう。

function onOpen() {
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  var response = ui.prompt('パスワードを入力してください');
  if (response.getResponseText() !== 'your_password') {
    SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheets().hideSheet();
    ui.alert('パスワードが間違っています。スプレッドシートを閉じてください。');
  }
}

※この方法は、スプレッドシートを開いたときにパスワードを要求するものです。パスワードが間違っていると、シートが非表示になります。

シートやセルの編集権限を制限する

スプレッドシート自体にはパスワード機能がありませんが、編集権限を制限することで、アクセスを制御することができます。

これにより、指定したユーザーのみがシートやセルを編集できるようになります。

スプレッドシートの共有設定を見直す

スプレッドシートを共有する際には、共有設定を適切に行うことが重要です。

これにより、リンクを知っているだけではアクセスできなくなり、特定のユーザーのみがアクセスできるようになります。

よくある質問や疑問

Q1: GASのスクリプトはどこに貼り付ければ良いですか？

Googleドライブで新規作成から「Google Apps Script」を選択すると、スクリプトエディタが開きます。そこにコードを貼り付けて保存し、実行することで設定が反映されます。

Q2: スマートフォンでもパスワード保護は設定できますか？

スマートフォンからでも、シートやセルの編集権限の設定や共有設定の変更は可能です。ただし、GASによるパスワード入力画面は、スマートフォンのアプリでは動作しない場合があります。PCで設定し、スマートフォンで閲覧する形が推奨されます。

Q3: スプレッドシートでパスワード管理は安全ですか？

スプレッドシートでのパスワード管理は、URLが漏れると誰でもアクセスできる可能性があるため、長期的な保管には向いていません。パスワード管理専用のツール（例Bitwardenや1Password）の利用を検討することをおすすめします。

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まとめ

Googleスプレッドシートには直接的なパスワード設定機能はありませんが、GASを活用したパスワード入力画面の作成や、シート・セルの編集権限の制限、共有設定の見直しなどで、実質的なパスワード保護を実現できます。これらの方法を組み合わせて、情報の漏洩を防ぎ、安全にスプレッドシートを活用しましょう。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。