スプレッドシートのデータは大切に管理したいもの。しかし、誤って編集や削除をしてしまうこともありますよね。そんなときに役立つのが、Google Apps Script（GAS）を使った自動バックアップ機能です。今回は、初心者の方でもわかりやすく、GASを使ってスプレッドシートのバックアップを自動化する方法をご紹介します。
なぜバックアップが必要なのか？
Googleスプレッドシートのイメージ
スプレッドシートは、複数の人と共有して編集することが多いため、意図しない編集や削除が発生する可能性があります。例えば、家計簿や業務の進捗管理など、重要なデータを扱っている場合、バックアップを取っておくことで、万が一のトラブルに備えることができます。
GASを使ってスプレッドシートのバックアップを自動化する方法
GASの準備をしよう
まずは、バックアップを取りたいスプレッドシートを開きます。次に、メニューの「拡張機能」から「Apps Script」を選択し、新しいスクリプトを作成します。
バックアップ用のコードを記述しよう
以下のコードをコピーして、スクリプトエディタに貼り付けてください。
javascript
function backupSpreadsheet() {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var folderId = 'YOUR_FOLDER_ID'; // バックアップ先のフォルダIDを指定
var folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
var fileName = Utilities.formatDate(new Date(), "JST", "yyyyMMdd_HHmmss") + "_" + spreadsheet.getName();
var file = DriveApp.getFileById(spreadsheet.getId()).makeCopy(fileName, folder);
}
このコードでは、現在開いているスプレッドシートを指定したGoogleドライブのフォルダに、日時付きのファイル名でコピーしています。
バックアップを自動で行うためのトリガーを設定しよう
次に、スクリプトエディタの左側の時計アイコン（トリガー）をクリックし、「トリガーを追加」を選択します。以下の設定を行ってください。
* 実行する関数`backupSpreadsheet`
* イベントのソース時間主導型
* イベントの種類日付ベースのタイマー
* 時間午前1時から2時の間
これで、毎日午前1時から2時の間に自動でバックアップが実行されるようになります。
バックアップの保存先と管理方法
バックアップファイルは、指定したGoogleドライブのフォルダに保存されます。フォルダIDは、フォルダを開いたときのURLから取得できます。例えば、URLが `https://drive.google.com/drive/folders/12345ABCDE` の場合、`12345ABCDE` がフォルダIDです。
バックアップファイルが増えてきたら、古いファイルを手動で削除するか、GASで自動的に削除するスクリプトを追加することもできます。
よくある質問や疑問
Q1: GASのコードをどこに貼り付ければいいですか？
スプレッドシートを開き、「拡張機能」から「Apps Script」を選択すると、スクリプトエディタが開きます。そこにコードを貼り付けてください。
Q2: バックアップ先のフォルダIDはどこで確認できますか？
Googleドライブでバックアップ用のフォルダを開き、URLの中の `folders/` の後に続く文字列がフォルダIDです。
Q3: バックアップの頻度を変更したいのですが、どうすればいいですか？
スクリプトエディタの左側の時計アイコン（トリガー）をクリックし、設定したトリガーを編集することで、バックアップの頻度や時間を変更できます。
まとめ
GASを使ってスプレッドシートのバックアップを自動化することで、データの安全性を高めることができます。特に、重要なデータを扱っている方や、複数人で共有しているスプレッドシートを使用している方には、非常に有効な方法です。ぜひ、今回ご紹介した手順を参考にして、自動バックアップを設定してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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