GoogleスプレッドシートをPDF化してGoogleドライブに保存する方法【初心者向け】

こんにちは！今回は「GoogleスプレッドシートをPDF化してGoogleドライブに保存する方法」について、初心者の方にもわかりやすく解説します。パソコンやスマホの操作に自信がない方でも安心して取り組める内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。

今すぐ解決したい！どうしたらいい？
目次
スプレッドシートをPDF化する理由とは？
Google Apps Script（GAS）って何？
実際にPDF化してGoogleドライブに保存する手順
よくある質問
まとめ

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スプレッドシートをPDF化する理由とは？

「スプレッドシートをPDF化するってどういうこと？」と思われるかもしれません。簡単に言うと、スプレッドシートの内容を印刷する前に、データをPDF形式に変換して保存することです。これにより、以下のようなメリットがあります。

ここがポイント！

データの共有が簡単になるPDFは多くのデバイスで閲覧可能なので、相手に手軽に送信できます。
レイアウトが崩れないPDF化することで、印刷時のレイアウト崩れを防げます。
バックアップとして活用重要なデータをPDFとして保存しておけば、万が一のデータ損失に備えられます。

Google Apps Script（GAS）って何？

GASとは、Googleが提供するスクリプト言語で、Googleの各種サービス（スプレッドシート、ドライブ、カレンダーなど）を自動化するために使われます。例えば、スプレッドシートの内容をPDF化して自動で保存する、という操作もGASを使うことで簡単に実現できます。

実際にPDF化してGoogleドライブに保存する手順

それでは、実際にスプレッドシートをPDF化してGoogleドライブに保存する手順を見ていきましょう。

スクリプトエディタを開く

1. スプレッドシートを開きます。
2. 上部メニューの「拡張機能」をクリックし、「Apps Script」を選択します。

スクリプトを入力する

スクリプトエディタが開いたら、以下のコードをコピーして貼り付けてください。

javascript

function saveSheetAsPdf() {

  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  var sheet = ss.getActiveSheet();

  var folderId = 'あなたのフォルダIDをここに貼り付けてください'; // フォルダIDを指定

  var fileName = ss.getName() + '_' + sheet.getName() + '.pdf';
  var url = 'https://docs.google.com/spreadsheets/d/' + ss.getId() + '/export?format=pdf' +

            '&gid=' + sheet.getSheetId() +

            '&exportFormat=pdf&format=pdf' +

            '&size=' +

            '&portrait=true' +

            '&fitw=true' +

            '&sheetnames=false&printtitle=false&pagenumbers=false' +

            '&gridlines=false';
  var token = ScriptApp.getOAuthToken();

  var response = UrlFetchApp.fetch(url, {

    headers: {

      'Authorization': 'Bearer ' + token

    }

  });

var blob = response.getBlob().setName(fileName); var folder = DriveApp.getFolderById(folderId); folder.createFile(blob); }

フォルダIDの取得

保存先のGoogleドライブのフォルダIDを取得する方法は以下の通りです。

Googleドライブを開きます。
保存したいフォルダを右クリックし、「リンクのコピー」を選択します。
コピーしたリンクの中から、`folders/`以降の文字列がフォルダIDです。

スクリプトを実行する

スクリプトエディタで「保存」ボタンをクリックし、その後「実行」ボタンをクリックします。初回実行時には、Googleアカウントの認証が求められますので、指示に従って認証を行ってください。

よくある質問

Q1: スクリプトを実行するとエラーが出ます。

エラーの内容によって対処方法が異なります。エラーメッセージを確認し、必要に応じてGoogle Apps Scriptの公式ドキュメントを参照してください。

Q2: PDFのレイアウトが崩れてしまいます。

スクリプト内でPDFのオプションを調整することで、レイアウトを改善できる場合があります。例えば、`&fitw=true`を`false`に変更することで、ページ幅に合わせず原寸大で印刷されます。

Q3: 複数のシートを一度にPDF化できますか？

はい、可能です。複数のシートを一つのPDFにまとめるためには、各シートを一時的に新しいスプレッドシートにコピーし、それをPDF化する方法があります。

まとめ

今回は、GoogleスプレッドシートをPDF化してGoogleドライブに保存する方法について解説しました。GASを使うことで、手動での作業を減らし、業務の効率化が図れます。初心者の方でも、手順に沿って進めることで簡単に実現できますので、ぜひ試してみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。