「タスクの締切をうっかり忘れてしまう」「忙しくてToDoリストを見返す暇がない」そんなお悩みを抱えていませんか？今回は、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を使って、タスクの締切が近づいたときに自動でリマインダーを送る方法をご紹介します。パソコンやスマホに不安がある方でも、わかりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートでリマインダーを作るメリット
Googleスプレッドシートを使ってリマインダーを作成することで、以下のようなメリットがあります。
- 無料で始められるGoogleアカウントがあれば、追加のアプリや有料ツールは必要ありません。
- 操作が簡単スプレッドシートの基本操作ができれば、リマインダーの設定も難しくありません。
- 自動化できるGoogle Apps Scriptを使うことで、タスクの期限が近づいたときに自動でリマインダーを送信できます。
リマインダーを作るための準備
まずは、リマインダーを作成するための準備をしましょう。
Googleスプレッドシートを作成する
新しいスプレッドシートを作成し、以下のようなカラムを用意します。
- タスク名作業内容を記入します。
- 締切日作業の締切日を入力します。
- 担当者作業を担当する人の名前を記入します。
- ステータス作業の進捗状況を「未完了」や「完了」などで管理します。
Google Apps Scriptを開く
スプレッドシートの上部メニューから「拡張機能」→「Apps Script」を選択し、スクリプトエディタを開きます。
スクリプトを入力する
以下のようなスクリプトを入力します。
function sendReminders() {
const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('シート1');
const data = sheet.getDataRange().getValues();
const today = new Date();
for (let i = 1; i < data.length; i++) {
const task = data;
const dueDate = new Date(data);
const assignee = data;
const status = data;
const diff = (dueDate - today) / (1000 * 60 * 60 * 24);
if (diff >= 0 && diff <= 3 && status !== '完了') {
MailApp.sendEmail('your-email@example.com', 'リマインド：' + task, assignee + 'さん、締切が近づいています！');
}
}
}
トリガーを設定する
スクリプトエディタの左側のメニューから「トリガー」を選択し、「＋追加」をクリックします。イベントの種類を「時間主導型」に設定し、実行頻度を「1日1回」などに設定します。これで、毎日自動的にリマインダーが送信されるようになります。
リマインダーをさらに便利にする方法
リマインダーをさらに便利にするための方法をご紹介します。
LINE通知を追加する
LINE Notifyを使って、LINEでリマインダーを受け取ることができます。LINE Notifyの設定方法については、公式サイトを参照してください。
SlackやGoogle Chatへの通知
SlackやGoogle Chatに通知を送ることも可能です。Webhookを使って、指定したチャンネルにメッセージを送信できます。
タスクの自動抽出
期限が近いタスクだけを別のシートに自動で抽出することができます。これにより、進捗状況を一目で確認できるようになります。
よくある質問
Q1: スクリプトの設定がうまくいきません。
スクリプトを入力した後、必ず保存ボタンをクリックしてください。また、スクリプトの実行にはGoogleアカウントの認証が必要です。初めて実行する際に表示される認証画面で、必要な権限を許可してください。
Q2: メールが届きません。
メールアドレスが正しく入力されているか確認してください。また、迷惑メールフォルダに振り分けられていないかも確認してください。
Q3: 他の通知方法（LINEやSlack）を設定するにはどうすればよいですか？
LINE NotifyやSlackのWebhookを使用することで、通知をLINEやSlackに送ることができます。各サービスの設定方法については、公式サイトを参照してください。
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まとめ
GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Scriptを使うことで、タスクの締切を自動でリマインドする仕組みを作成できます。これにより、うっかり締切を忘れてしまうことを防ぎ、業務の効率化が図れます。ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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