こんにちは！今回は、Google Apps Script（GAS）を使って、Googleスプレッドシートから自動でメール通知を送る方法をご紹介します。パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、安心して取り組める内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。
スプレッドシートとGASで何ができるのか？
Googleスプレッドシートのイメージ
まず、スプレッドシートとGASを使うと、こんなことが可能になります
- タスクの締切日が近づいたら自動でメール通知
- 在庫数が少なくなったら発注先にメールでお知らせ
- フォームに入力された内容を自動で担当者に通知
これらは、手作業で行うと時間がかかる作業ですが、GASを使うことで自動化でき、業務効率が大幅に向上します。
初心者でもできる！GASの基本的な使い方
GASは、Googleが提供するJavaScriptベースのスクリプト言語で、Googleの各種サービスを自動化できます。初心者でも安心して始められるよう、以下の手順で進めていきます。
スプレッドシートを準備する
まず、Googleスプレッドシートを開き、以下のような項目を含む表を作成します
- タスク名
- 締切日
- 担当者
- メール送信済み
この表を使って、締切日が近づいたタスクを自動でメール通知する設定を行います。
スクリプトエディタを開く
スプレッドシートのメニューから「拡張機能」→「Apps Script」を選択し、スクリプトエディタを開きます。
スクリプトを記述する
以下のコードをスクリプトエディタに貼り付けます
function sendReminderEmails() {
const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
const data = sheet.getDataRange().getValues();
const today = new Date();
for (let i = 1; i < data.length; i++) {
const task = data;
const dueDate = new Date(task);
const emailSent = task;
// 締切日が今日で、まだメールを送信していない場合
if (dueDate.toDateString() === today.toDateString() && !emailSent) {
const emailAddress = task;
const subject = 'タスクの締切日が今日です';
const body = '以下のタスクの締切日が今日です：nn' + task;
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, body);
sheet.getRange(i + 1, 4).setValue('送信済み');
}
}
}
このコードは、スプレッドシートのデータを読み込み、締切日が今日のタスクに対してメール通知を送信します。
トリガーを設定する
スクリプトエディタの左側メニューから「時計」アイコンを選択し、「トリガー」を設定します。例えば、毎日午前9時にこのスクリプトを実行するように設定できます。
実際に使ってみた感想
実際にこの自動メール通知を導入したところ、タスクの締切日を手動で確認する手間が省け、重要なタスクを見逃すことがなくなりました。特に、忙しい日々の中で自動的にリマインドしてくれるのは大変助かっています。
よくある質問
Q1: スクリプトの実行に費用はかかりますか？
基本的に、GASの利用は無料で行えます。ただし、一定の使用制限があるため、大量のメール送信などを行う場合は注意が必要です。
Q2: 他の通知方法（LINEやSlack）にも対応できますか？
はい、GASを使えば、LINEやSlackなどの他の通知方法にも対応できます。各サービスのAPIを利用することで、同様の自動通知を実現できます。
Q3: スクリプトの設定がうまくいかない場合はどうすればよいですか？
スクリプトの設定やコードに関して不明な点があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。丁寧にサポートいたします。
まとめ
GASを使ってスプレッドシートから自動でメール通知を送る方法をご紹介しました。これにより、業務の効率化やタスクの管理が大幅に改善されます。パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、手順に沿って進めていただければ、簡単に導入できます。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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