Googleスライドを使って資料を作成する際、複数人で同時に編集できる「共同作成」機能はとても便利です。しかし、初めて使う方やパソコン操作に不安がある方にとっては、「誰が何をしたのか分からない」「勝手に内容が変わってしまった」など、トラブルが心配ですよね。今回は、そんな不安を解消するために、Googleスライドの共同作成時の注意点と安全に使うためのポイントを、初心者にもわかりやすくご紹介します。
共同作成の前に知っておきたい！共有設定の基本
Googleスライドのイメージ
まずは、スライドを他の人と共有する方法と、その際の注意点を押さえておきましょう。
共有リンクの設定を確認しよう
スライドを共有する際、右上の「共有」ボタンをクリックすると、共有設定画面が表示されます。ここで重要なのは、「リンクを知っている全員」と「制限付き」の選択肢です。
- 「リンクを知っている全員」リンクを持っている人なら誰でもアクセス可能です。機密性の高い資料には不向きです。
- 「制限付き」指定したユーザーのみがアクセスできる設定です。こちらが推奨されます。
アクセス権限を適切に設定しよう
共有する相手には、以下の3つの権限を設定できます。
- 閲覧者資料を見ることのみ可能。
- コメント可資料にコメントを追加できる。
- 編集者資料を編集できる。
機密性の高い資料の場合は、「閲覧者」または「コメント可」を選択しましょう。
共同作成時のトラブルを防ぐ！編集履歴とコメント機能の活用法
複数人で同時に編集すると、誰が何を変更したのかが気になりますよね。そんな時に役立つのが「編集履歴」と「コメント機能」です。
編集履歴を確認しよう
Googleスライドでは、右上の「ファイル」メニューから「変更履歴」を選択することで、過去の編集内容を確認できます。これにより、誰がどのような変更を加えたのかを把握することができます。
コメント機能を活用しよう
スライドにコメントを追加することで、意見交換や確認事項を記録できます。コメントは、スライド上の任意の場所に追加でき、他のユーザーと情報を共有する際に便利です。
セキュリティを強化するための追加設定
さらに資料のセキュリティを強化するための設定をご紹介します。
ダウンロード・印刷・コピーの制限をかけよう
資料を共有する際に、相手にダウンロードや印刷、コピーを許可するかどうかを設定できます。これらを制限することで、資料の不正利用を防ぐことができます。
不要な共有リンクを削除しよう
不要になった共有リンクは削除しましょう。これにより、意図しない人が資料にアクセスするリスクを減らすことができます。
よくある質問や疑問
Q1: Googleスライドにはパスワード設定機能がありますか？
Googleスライドには、資料に直接パスワードを設定する機能はありません。しかし、共有設定を適切に行うことで、資料のセキュリティを確保できます。
Q2: 編集者に権限を与えると、他の人にも権限を付与できますか？
はい、編集者は他のユーザーに対しても権限を付与することができます。機密性の高い資料の場合は、編集者の権限を与えないようにしましょう。
Q3: スマートフォンやタブレットでもセキュリティ設定は可能ですか？
はい、スマートフォンやタブレットでもGoogleスライドのセキュリティ設定を行うことができます。アプリをインストールし、共有設定を確認・変更しましょう。
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まとめ
Googleスライドを安全に共有するためには、共有設定を適切に行い、アクセス権限を管理することが重要です。特に、機密性の高い資料の場合は、「制限付き」の共有設定を選択し、必要な権限のみを付与するようにしましょう。また、コメント機能や変更履歴を活用することで、他の人と効率的に協力できます。セキュリティ強化のための追加設定も検討し、資料の安全性を高めましょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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