災害やパンデミックなど、予期しない事態に備えるために、BCP（事業継続計画）の研修資料を作成することは非常に重要です。しかし、パソコンやスマホの操作に不安がある方にとって、資料作成はハードルが高く感じられるかもしれません。そこで、Googleスライドを使って、誰でも簡単にBCP研修資料を作成する方法をご紹介します。
GoogleスライドでBCP研修資料を作成するステップ
Googleスライドのイメージ
まずは、Googleスライドを使ってBCP研修資料を作成する基本的な手順を見ていきましょう。
Googleスライドにアクセスする
Googleスライドを開くには、インターネットブラウザを立ち上げ、検索バーに「Googleスライド」と入力して検索します。Googleアカウントでログインしていない場合は、ログインを求められますので、指示に従ってログインしてください。
新しいプレゼンテーションを作成する
Googleスライドにログインしたら、画面左上にある「空白のプレゼンテーション」をクリックします。これで、新しい資料の作成が始まります。
テンプレートを選ぶ
「テーマ」から、研修に適したデザインを選びます。例えば、「教育」や「ビジネス」などのカテゴリから選ぶと、BCP研修にふさわしいデザインが見つかりやすいです。
スライドを追加する
必要なスライドを追加するには、画面上部の「スライドを追加」ボタンをクリックします。スライドの種類（タイトルスライド、箇条書き、画像付きなど）を選ぶことができます。
内容を入力する
各スライドにBCPの内容を入力していきます。例えば、「BCPとは」「事業継続の重要性」「緊急時の対応手順」などの項目をスライドごとに分けて記載すると、わかりやすい資料になります。
画像や図を挿入する
「挿入」メニューから「画像」や「図形」を選び、視覚的に分かりやすい資料を作成します。例えば、フローチャートやマインドマップを挿入することで、情報が整理され、理解しやすくなります。
共有する
完成したら、「共有」ボタンから関係者と共有します。共有設定で「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」などの権限を設定できるので、必要に応じて調整してください。
初心者でもわかりやすいBCP研修資料のポイント
BCP研修資料を作成する際、初心者でも理解しやすい内容にするためのポイントをいくつかご紹介します。
専門用語を避ける
BCPに関する専門用語は、できるだけ避けるか、簡単な言葉で説明しましょう。例えば、「事業継続計画」という言葉を「会社が困ったときにどうするかを決めた計画」と言い換えると、わかりやすくなります。
具体的な例を挙げる
抽象的な説明だけでなく、具体的な例を挙げると理解が深まります。例えば、「地震が起きたときにどうするか」を具体的に説明すると、より実践的な研修資料になります。
図やイラストを活用する
文字だけの説明ではなく、図やイラストを活用することで、視覚的に理解しやすくなります。例えば、避難経路の図や、対応手順を示すフローチャートなどを挿入すると効果的です。
よくある質問や疑問
Q1: Googleスライドを使うには、Googleアカウントが必要ですか？
はい、Googleスライドを利用するには、Googleアカウントへのログインが必要です。Googleアカウントをお持ちでない場合は、無料で作成できます。
Q2: スライドのデザインを変更するにはどうすればいいですか？
スライドのデザインを変更するには、画面上部の「テーマ」をクリックし、表示されるデザインの中からお好きなものを選ぶだけです。
Q3: 作成した資料を印刷することはできますか？
はい、作成した資料は「ファイル」メニューから「印刷」を選ぶことで、プリンターで印刷することができます。また、PDFとして保存することも可能です。
まとめ
Googleスライドを使えば、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、簡単にBCP研修資料を作成することができます。専門用語を避け、具体的な例や図を活用することで、初心者でも理解しやすい内容に仕上げることができます。ぜひ、これらのポイントを参考にして、効果的なBCP研修資料を作成してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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