Googleスライドでプライバシーに配慮した資料作成法

Googleスライドを使って資料を作成する際、「誰に見られているのか」「情報が漏れていないか」といった不安を感じたことはありませんか？特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方にとって、セキュリティやプライバシーの管理は大きな課題ですよね。

でも、安心してください。Googleスライドには、誰でも簡単にプライバシーを守りながら資料を作成・共有できる機能が備わっています。この記事では、初心者の方でもわかりやすいように、プライバシーを守るための基本的な設定方法をステップ・バイ・ステップでご紹介します。

資料を作成する前に知っておきたい！Googleスライドのプライバシー設定

Googleスライドのイメージ

資料を作成する前に、まずはGoogleスライドのプライバシー設定について理解しておきましょう。

資料を作成したら、まずはその資料が誰と共有されているかを確認しましょう。共有設定を誤ってしまうと、意図しない人に資料が見られてしまう可能性があります。

* 資料を開いた状態で、右上の「共有」ボタンをクリックします。
* 共有設定画面で、「リンクを知っている全員が閲覧可能」などの設定になっていないか確認しましょう。
* 必要に応じて、「特定の人と共有」や「リンクを知っている全員が閲覧不可」など、適切な設定に変更します。

資料を共有する相手には、どのような操作ができるかを設定できます。以下の3つの権限があります。

閲覧者資料を見ることができるだけで、編集やコメントはできません。
コメント可資料にコメントを追加できますが、編集はできません。
編集者資料を編集できます。

機密性の高い資料の場合、必要最小限の権限を付与するようにしましょう。

資料のリンクを知っているだけで誰でもアクセスできる設定になっていると、意図しない人に資料が見られてしまう可能性があります。リンク共有を制限することで、セキュリティを強化できます。

* 共有設定画面で、「リンクを知っている全員が閲覧可能」などの設定になっていないか確認します。
* 必要に応じて、「リンクを知っている全員が閲覧不可」など、適切な設定に変更します。

実際に、Googleスライドで資料を作成しながら、プライバシーを守るための設定を行ってみましょう。

* Googleスライドを開きます。
* 左上の「新しいプレゼンテーションを作成」をクリックします。
* 空白のスライドが開きますので、タイトルや内容を入力していきます。

* 資料を開いた状態で、右上の「共有」ボタンをクリックします。
* 共有設定画面で、「リンクを知っている全員が閲覧可能」などの設定になっていないか確認します。
* 必要に応じて、「特定の人と共有」や「リンクを知っている全員が閲覧不可」など、適切な設定に変更します。

* 共有設定画面で、相手のメールアドレスを入力します。
* 権限を「閲覧者」「コメント可」「編集者」から選択します。
* 必要に応じて、メッセージを入力し、「送信」をクリックします。

Googleスライドには、直接的なパスワード設定機能はありません。しかし、前述の共有設定やアクセス権限の管理を適切に行うことで、パスワードと同等のセキュリティを確保できます。

はい、Googleスライドではオフラインでの編集が可能です。事前にインターネット接続時に「オフラインで使用する」設定を行っておくと、インターネットがない環境でも資料の編集ができます。

他の人が資料を編集できるのは、あなたが「編集者」として権限を付与した場合のみです。権限を「閲覧者」や「コメント可」に設定すれば、他の人が勝手に編集することはありません。

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Googleスライドを使って資料を作成する際、プライバシーやセキュリティの管理はとても重要です。しかし、難しい設定を覚える必要はありません。共有設定やアクセス権限を適切に管理することで、誰でも安心して資料を作成・共有することができます。

もし、この記事を読んで「もっと詳しく知りたい」「具体的な操作方法がわからない」と感じた方がいらっしゃいましたら、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたの疑問やお悩みに、わかりやすくお答えいたします。