Googleドキュメントの便利機能を徹底解説！初心者でも安心して使える操作ガイド

Googleドキュメントは、文書作成や共同編集に便利な機能が満載です。今回は、初心者でも簡単に使える便利機能を、わかりやすくご紹介します。パソコンやスマホに詳しくない方でも安心して使えるよう、親しみやすい言葉で解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

音声入力でラクラク文字入力

Googleドキュメントのイメージ

文章をキーボードで入力するのが面倒なとき、音声入力機能を使ってみましょう。マイクに向かって話すだけで、文字に変換されます。

例えば、「こんにちは、今日はいい天気ですね。改行、明日の予定はどうしましょうか。」と話すと、そのまま文書に反映されます。手が疲れたときや、思いついたことをすぐに記録したいときに便利です。

コメント機能で意見交換

他の人と一緒に文書を作成しているとき、コメント機能を使うと便利です。修正点や質問を文書に直接書き込むことができます。

コメント内で返信もできるので、メールやチャットを使わずに文書上でやり取りが完結します。

提案機能で安全に修正

文書を他の人と共有しているとき、提案機能を使うと、元の文を残しつつ修正・加筆ができます。

提案機能を使うことで、誰がどこを編集したのかが一目でわかり、安心して共同作業ができます。

スマートチップで情報を簡単に挿入

「@」を入力すると、ユーザー、ファイル、日付、予定などの情報を簡単に挿入できます。

例えば、「@今日」と入力すると、今日の日付が挿入されます。「@山田太郎」と入力すると、山田さんの連絡先情報が表示され、そのままメールやチャットを開始することもできます。

OCR機能で画像やPDFから文字を抽出

画像やPDFに含まれる文字を、Googleドキュメントで編集可能なテキストに変換することができます。

これにより、手書きのメモやスキャンした資料の文字を簡単に編集・活用することができます。

タブ機能で長文を整理

長い文書を作成する際、タブ機能を使うと、内容を整理しやすくなります。

タブを使うことで、長文でも必要な情報にすぐにアクセスでき、作業が効率化されます。

よくある質問や疑問

Q1: Googleドキュメントは無料で使えますか？

はい、GoogleドキュメントはGoogleアカウントをお持ちであれば、無料でご利用いただけます。

Q2: スマートフォンでも使えますか？

はい、Googleドキュメントはスマートフォン用のアプリも提供されています。App StoreやGoogle Playからダウンロードして、スマートフォンでもご利用いただけます。

Q3: オフラインでも作業できますか？

はい、あらかじめ設定しておけば、インターネット接続がない状態でも文書の作成・編集が可能です。

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まとめ

Googleドキュメントには、文書作成や共同作業をサポートする便利な機能がたくさんあります。音声入力やコメント機能、提案機能などを活用することで、作業の効率が大幅に向上します。これらの機能を上手に使いこなして、日々の作業をより快適に進めていきましょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。