Googleドキュメントで簡単にできる校正ワークフロー設定法

「Googleドキュメントで文章を校正したいけど、どうやって効率よく進めればいいの？」とお悩みのあなたへ。特別なソフトや難しい操作は必要ありません。Googleドキュメントの「承認機能」を使えば、初心者でも簡単に校正ワークフローを構築できます。

Googleドキュメントの「承認機能」とは？

Googleドキュメントのイメージ

「承認機能」は、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドに追加された新しい機能で、文書の内容を他の人に確認してもらい、承認を得るための仕組みです。これにより、手間のかかる紙の回覧やメールでのやり取りを省き、スムーズに校正作業を進めることができます。

初心者でもできる！校正ワークフローの設定手順

Googleドキュメントで校正ワークフローを設定するには、以下の手順を試してみてください。

これで、承認者はメールで通知を受け取り、文書を確認・承認することができます。

校正ワークフローをさらに便利にするポイント

より効率的に校正作業を進めるためのポイントをご紹介します。

• コメント機能の活用文書内で気になる箇所にコメントを追加し、承認者と意見交換を行うことで、より詳細なフィードバックを得ることができます。
• 提案モードの利用提案モードをオンにすると、文書の変更が提案として表示され、承認者がその提案を受け入れるかどうかを判断できます。これにより、変更履歴が明確になり、誤って内容が変更されるリスクを減らせます。
• 履歴機能の活用文書の「バージョン履歴」を確認することで、過去の編集内容を追跡でき、誰がいつどのような変更を加えたのかを把握できます。

よくある質問や疑問

Q1: 承認機能は無料で使えますか？

はい、Googleドキュメントの承認機能は、Google Workspaceの一部プランで利用可能です。ただし、無償版のGoogleアカウントでは利用できない場合がありますので、ご利用のプランをご確認ください。

Q2: 承認者が承認を忘れた場合、どうすればいいですか？

承認者が承認を忘れた場合、文書の所有者が「承認状況」を確認し、必要に応じて承認者にリマインダーを送ることができます。また、承認期限を設定することで、期限内に承認が行われるよう促すことができます。

Q3: 承認後に文書を編集することはできますか？

承認後も文書の編集は可能ですが、承認者が承認した内容を変更する場合は、再度承認を得る必要があります。これにより、文書の信頼性が保たれます。

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まとめ

Googleドキュメントの「承認機能」を活用することで、初心者でも簡単に校正ワークフローを構築できます。これにより、効率的な校正作業が可能となり、業務のスピードアップが期待できます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。