「Googleドキュメントで承認フローを設定したいけど、難しそう…」と感じていませんか？特にパソコンやスマホの操作に不安がある方にとって、初めての設定はハードルが高く思えるかもしれません。でも安心してください。この記事では、初心者の方でもわかりやすく、手順を追って説明します。
Googleドキュメントの承認フローとは？
Googleドキュメントのイメージ
まず、承認フローとは、ドキュメントの内容を他の人に確認してもらい、OKをもらう仕組みのことです。例えば、上司に報告書を提出する際、「この部分を修正してください」と言われた場合、どこをどう直すかを明確に伝える必要があります。Googleドキュメントでは、このやり取りをスムーズに行うための機能がいくつか用意されています。
初心者でもできる！Googleドキュメントで承認フローを設定する方法
提案モードを使って編集内容を提案する
提案モードを使うと、ドキュメントの内容を直接変更するのではなく、「ここをこうしたらどうか？」と提案することができます。これにより、相手がその提案を承認するかどうかを判断できます。
操作手順は以下の通りです
- Googleドキュメントを開きます。
- 右上の鉛筆マークをクリックし、「提案」を選択します。
- 編集したい部分を選択し、修正内容を入力します。
- 修正内容が色付きで表示され、右側にコメントを追加できます。
この方法で、誰がどの部分を編集したのかが一目でわかり、承認作業がスムーズに進みます。
承認リクエスト機能を使って正式な承認を得る
Googleドキュメントには、承認リクエスト機能もあります。これは、ドキュメントの内容を他の人に正式に承認してもらうための機能です。
操作手順は以下の通りです
- ドキュメントを開きます。
- 右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「ユーザーを追加」欄に承認者のメールアドレスを入力します。
- 「承認者」としての権限を設定します。
- 「送信」をクリックします。
これで、承認者に対して承認リクエストが送信されます。承認者は内容を確認し、承認または却下の判断を行います。
よくある質問や疑問
Q1: 提案モードと承認リクエストの違いは何ですか？
提案モードは、ドキュメントの内容を直接変更せずに提案する方法です。承認リクエストは、ドキュメントの内容を他の人に正式に承認してもらうための方法です。目的や状況に応じて使い分けると良いでしょう。
Q2: 提案モードで修正した内容はどうなりますか？
提案モードで修正した内容は、相手が承認するまで反映されません。承認されると、修正内容が正式にドキュメントに反映されます。
まとめ
Googleドキュメントを使えば、承認フローの設定も簡単に行えます。提案モードや承認リクエスト機能を活用することで、スムーズなコミュニケーションと効率的な作業が可能になります。操作に不安がある方も、この記事を参考に一歩踏み出してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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