「パソコンやスマホの操作が苦手だけど、Googleドキュメントで仕様書を作りたい…」そんなあなたへ、わかりやすく、親しみやすい言葉で、仕様書作成のステップをお伝えします。これを読めば、初心者でも安心して仕様書を作成できるようになりますよ。
仕様書って何？
Googleドキュメントのイメージ
仕様書とは、ある製品やシステム、サービスなどの「どういうものか」「どう動くのか」を詳しく書いた文書のことです。例えば、新しいアプリを作るときに「このボタンを押すと何が起こるのか」「画面はどう表示されるのか」などを決めるために使います。
Googleドキュメントで仕様書を作るメリット
- どこからでもアクセスできるインターネットがあれば、パソコンでもスマホでも編集・確認が可能です。
- 自動保存される作業内容は自動で保存されるので、保存し忘れの心配がありません。
- 共同編集ができる複数人で同時に編集やコメントができるので、チームでの作業がスムーズです。
- 画像や表の挿入が簡単操作画面のスクリーンショットや図を簡単に挿入できます。
初心者でもできる！仕様書作成のステップ
- Googleドキュメントを開くブラウザで「docs.google.com」を開きます。
- 新しい文書を作成左上の「+」アイコンをクリックし、「空白」を選択します。
- タイトルを入力文書の上部に「仕様書」と入力します。
- 目次を作成目次を挿入すると、文書の構成がわかりやすくなります。目次を挿入するには、「挿入」→「目次」を選択します。
- 見出しを設定各章や節のタイトルに見出しスタイルを適用します。例えば、「見出し1」「見出し2」などを使って階層を作ります。
- 本文を執筆仕様の内容をわかりやすく、具体的に書きます。必要に応じて、画像や表を挿入して説明を補足します。
- 共有・保存完成したら、右上の「共有」ボタンから他の人と共有できます。自動保存されるので、手動で保存する必要はありません。
仕様書作成時のポイント
- 専門用語は避けるできるだけわかりやすい言葉を使いましょう。
- 具体的に書く抽象的な表現ではなく、具体的な動作や結果を記述します。
- 図や表を活用文字だけでは伝わりにくい部分は、図や表を使って説明します。
- レビューを受ける他の人に読んでもらい、わかりやすさを確認してもらいましょう。
よくある質問や疑問
Q1: 目次はどうやって作るのですか？
目次を作るには、まず各章や節のタイトルに見出しスタイルを適用します。その後、「挿入」→「目次」を選択すると、自動で目次が作成されます。
Q2: 画像や表を挿入する方法は？
画像を挿入するには、「挿入」→「画像」を選択し、挿入したい画像を選びます。表を挿入するには、「挿入」→「表」を選択し、必要な行数と列数を指定します。
Q3: 共同編集はどうやって行うのですか？
共同編集を行うには、右上の「共有」ボタンをクリックし、編集したい相手のメールアドレスを入力します。その際、編集権限を「編集者」に設定すると、相手も同時に編集できるようになります。
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まとめ
Googleドキュメントを使えば、初心者でも簡単に仕様書を作成できます。わかりやすい言葉で、具体的に、そして図や表を活用して説明することが大切です。もし、仕様書作成で困ったことがあれば、ぜひお気軽にLINEからお声掛けください。あなたの疑問やお悩みを一緒に解決しましょう！
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