初心者でもできる！Googleドキュメントを自動作成するスクリプトの作り方

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「毎回同じ内容の書類を手動で作成するのが面倒」「スプレッドシートのデータを使って契約書や申請書を一括で作成したい」そんなお悩みをお持ちの方へ。Googleドキュメントを自動で作成できるスクリプト（Google Apps Script、略してGAS）を使えば、これらの作業がぐっと楽になります。

この記事では、パソコンやスマホの操作に不安がある45歳以上の方でも安心して取り組めるよう、わかりやすく解説します。実際に手を動かしながら、Googleドキュメントの自動作成を体験してみましょう。

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Googleドキュメント スクリプト作成の基本ステップ

Googleドキュメントのイメージ

Googleドキュメントのイメージ

Googleドキュメントのテンプレートを作成する

まずは、定型的に使いたい書類のテンプレートをGoogleドキュメントで作成します。例えば、契約書や申請書などです。テンプレートには、後で差し込みたい情報を`{{名前}}`や`{{契約日}}`のように、わかりやすいタグで記入しておきます。

Google Apps Scriptエディタを開く

次に、Googleドライブやスプレッドシートから「拡張機能」→「Apps Script」を選択して、スクリプトエディタを開きます。ここで、実際に自動化するためのコードを記述します。

スクリプトを記述する

以下のようなスクリプトを記述します。このスクリプトは、テンプレートをコピーし、指定したタグを実際のデータで置き換えるものです。

javascript
function createDoc() {
const templateId = 'テンプレートドキュメントのID';
const folderId = '保存先フォルダのID';
const copy = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy('作成されたドキュメント', DriveApp.getFolderById(folderId));
const doc = DocumentApp.openById(copy.getId());
const body = doc.getBody();
body.replaceText('{{名前}}', '山田太郎');
body.replaceText('{{契約日}}', '2025年5月1日');
body.replaceText('{{内容}}', '業務委託契約');
doc.saveAndClose();
}

このコードでは、テンプレートドキュメントをコピーし、`{{名前}}`、`{{契約日}}`、`{{内容}}`というタグをそれぞれ「山田太郎」「2025年5月1日」「業務委託契約」に置き換えています。

スクリプトを実行する

スクリプトを記述したら、エディタ上部の「実行」ボタンをクリックしてスクリプトを実行します。初回実行時には、Googleアカウントの権限を承認する必要があります。画面の指示に従って承認を行ってください。

Googleドキュメント スクリプト作成の活用例

スプレッドシートのデータから一括でドキュメントを作成する

スプレッドシートに登録されたデータをもとに、複数のGoogleドキュメントを一括で作成することができます。例えば、社員名簿をもとに、各社員の契約書を自動で作成することが可能です。

定期的な書類作成を自動化する

毎月1日に契約書を作成したい場合など、定期的な書類作成を自動化することができます。スクリプトエディタで「トリガー」→「新しいトリガーを追加」を選択し、実行する関数や実行タイミングを設定することで、指定した日時に自動でスクリプトを実行できます。

よくある質問や疑問

Q1: スクリプトの実行に失敗する場合、どうすればよいですか？

スクリプトの実行に失敗する場合、以下の点を確認してください。

ここがポイント！

  • テンプレートドキュメントのIDやフォルダIDが正しいか
  • タグ名（例`{{名前}}`）とコード内で指定しているタグ名が一致しているか
  • Googleアカウントの権限が適切に設定されているか

これらを確認し、再度実行してみてください。

Q2: スクリプトを定期的に実行するにはどうすればよいですか？

スクリプトを定期的に実行するには、スクリプトエディタで「トリガー」→「新しいトリガーを追加」を選択し、実行する関数や実行タイミングを設定します。例えば、毎月1日に契約書を作成する場合、「時間主導型」→「月単位」→「1日」を選択します。

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まとめ

Googleドキュメントを自動で作成するスクリプトを使うことで、手間のかかる書類作成作業を効率化できます。テンプレートドキュメントを作成し、スクリプトエディタでコードを記述し、実行するだけで、自動化が実現します。定期的な書類作成や、一括でのドキュメント作成など、さまざまな場面で活用できます。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。

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