Googleドキュメントを使っていると、「この文章、誰かにチェックしてもらいたいな」「みんなの意見をもらいたいな」と思うこと、ありますよね。そんなときに便利なのが「提案モード」や「コメント機能」です。これらを使えば、文章を直接編集することなく、意見を交換したり、修正案を出し合ったりできます。
今回は、これらの機能を初心者の方にもわかりやすく、ステップごとにご紹介します。パソコンやスマホが苦手な方でも安心して使える内容になっていますので、ぜひ最後までご覧ください。
提案モードとは？
Googleドキュメントのイメージ
提案モードって何？
提案モードは、文章を直接編集するのではなく、修正案を「提案」として表示する機能です。例えば、「この文をこうしたらどうかな？」というアイデアを相手に伝えることができます。
提案モードの使い方
- Googleドキュメントを開きます。
- 画面右上の鉛筆マークをクリックし、「提案」を選択します。
- 修正したい部分をクリックし、変更内容を入力します。
- 提案が完了したら、Enterキーを押します。
すると、相手はその提案を確認し、承認することができます。直接編集することなく、意見を交換できるので、安心して使えます。
提案モードの活用例
* 会議の議事録をみんなで確認したいとき
* 文章の内容を他の人にチェックしてもらいたいとき
* 修正案を出し合って、より良い文章に仕上げたいとき
コメント機能の使い方
コメント機能って何？
コメント機能は、文章の特定の部分に対して意見や質問を残すことができる機能です。例えば、「この部分、もう少し詳しく書いてほしい」といったリクエストを相手に伝えることができます。
コメントの追加方法
- コメントを追加したい部分をドラッグして選択します。
- 画面右上の「コメント」をクリックします。
- コメント内容を入力し、「コメントを追加」をクリックします。
これで、選択した部分にコメントが追加されます。相手はそのコメントを確認し、返信することができます。
コメント機能の活用例
* 文章の内容について質問したいとき
* 他の人に確認してほしい部分があるとき
* 修正の指示を出したいとき
変更履歴の確認と復元
変更履歴って何？
変更履歴は、ドキュメントに加えられたすべての変更を記録する機能です。誰が、どの部分を、いつ変更したのかを確認することができます。
変更履歴の確認方法
- Googleドキュメントを開きます。
- 画面上部の「ファイル」をクリックします。
- 「変更履歴」を選択し、「変更履歴を表示」をクリックします。
すると、変更履歴がサイドバーに表示され、過去の編集内容を確認することができます。
変更履歴の復元方法
- 変更履歴を表示します。
- 復元したい版を選択します。
- 「この版を復元」をクリックします。
これで、過去の状態に戻すことができます。
よくある質問
Q1: 提案モードとコメント機能、どちらを使うべきですか？
提案モードは、文章の内容を直接変更せずに修正案を出したいときに便利です。一方、コメント機能は、特定の部分について意見や質問を残したいときに適しています。状況に応じて使い分けると良いでしょう。
Q2: 変更履歴を削除することはできますか？
変更履歴は自動的に保存されるため、手動で削除することはできません。ただし、過去の状態に戻すことは可能ですので、必要に応じて復元を検討してください。
Q3: 提案モードでの修正案を承認する方法は？
提案モードでの修正案は、画面右側の「提案」セクションから確認できます。各提案の横にある「承認」ボタンをクリックすることで、その提案を受け入れることができます。
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まとめ
Googleドキュメントの「提案モード」や「コメント機能」を活用すれば、文章を直接編集することなく、意見を交換したり、修正案を出し合ったりできます。これらの機能を上手に使うことで、よりスムーズに共同作業を進めることができます。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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