Googleドキュメントを使って、通知書を作成したいけれど、どうすればよいのか分からないという方へ。特にパソコンやスマホに不安がある方でも安心して取り組めるよう、ステップバイステップで解説します。
Googleドキュメントで通知書を作成する手順
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントを開く
まず、Googleドキュメントを開きます。パソコンの場合は、インターネットブラウザを使って「Google ドキュメント」と検索し、表示されたリンクをクリックしてください。スマートフォンの場合は、Googleドキュメントのアプリを開きます。
新しい文書を作成する
画面上部の「新規作成」ボタンをクリックし、「空白の文書」を選択します。これで、通知書を作成するための新しい文書が開かれます。
通知書の内容を入力する
文書が開いたら、通知書の内容を入力します。例えば、以下のような内容を入力してみましょう。
* 宛先〇〇株式会社 御中
* 件名〇〇に関するご案内
* 本文〇〇の件について、以下の通りご案内申し上げます。
必要に応じて、段落を分けたり、箇条書きを使用したりして、見やすく整えましょう。
書式を整える
入力した内容をより見やすくするために、文字の大きさやフォントを変更したり、太字や斜体を使用したりすることができます。これらの操作は、画面上部のツールバーから行えます。
通知書を保存する
作成した通知書は、自動的にGoogleドライブに保存されます。特別な保存操作は必要ありませんが、必要に応じて「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択し、PDFやWord形式で保存することもできます。
通知書を他の人と共有する方法
作成した通知書を他の人と共有したい場合、以下の手順で共有できます。
共有設定を開く
文書の右上にある「共有」ボタンをクリックします。
共有相手を指定する
表示されたウィンドウで、共有したい相手のメールアドレスを入力します。相手がGoogleアカウントを持っていない場合でも、リンクを共有することでアクセス権を付与できます。
アクセス権限を設定する
共有相手に対するアクセス権限を設定します。編集、コメント、閲覧のいずれかを選択できます。
共有を完了する
設定が完了したら、「送信」または「完了」ボタンをクリックして、共有を完了します。
よくある質問や疑問
Q1: 通知書を作成する際に、テンプレートはありますか？
はい、Googleドキュメントにはビジネス文書用のテンプレートが用意されています。新しい文書を作成する際に、「テンプレートギャラリー」を選択し、適切なテンプレートを選ぶことで、より簡単に通知書を作成できます。
Q2: 通知書をPDF形式で保存する方法は？
作成した通知書をPDF形式で保存するには、「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択し、「PDFドキュメント（.pdf）」を選びます。これで、通知書がPDF形式で保存されます。
Q3: 通知書を印刷する方法は？
通知書を印刷するには、「ファイル」メニューから「印刷」を選択します。プリンターの設定を確認し、「印刷」ボタンをクリックすると、通知書が印刷されます。
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まとめ
Googleドキュメントを使えば、パソコンやスマートフォンが苦手な方でも、簡単に通知書を作成することができます。テンプレートを活用すれば、さらに手軽に作成できます。作成した通知書は、共有や印刷も簡単に行えますので、ぜひ活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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