こんにちは！パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心して取り組める内容をお届けします。今回は、GoogleドキュメントとGoogle Apps Script（GAS）を使って、文書作成や業務を効率化する方法をご紹介します。難しそうに感じるかもしれませんが、心配いりません。順を追ってわかりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
GoogleドキュメントとApps Scriptって何？
Googleドキュメントのイメージ
まず、GoogleドキュメントとGoogle Apps Script（GAS）について簡単に説明します。
- Googleドキュメントインターネット上で文書を作成・編集・共有できる無料のツールです。Microsoft Wordのような使い勝手で、複数人で同時に編集することもできます。
- Google Apps Script（GAS）Googleの各種サービス（Gmail、スプレッドシート、ドキュメントなど）を自動化したり、カスタマイズしたりできるプログラミングツールです。JavaScriptをベースにしており、初心者でも取り組みやすいです。
これらを組み合わせることで、文書作成の効率化や業務の自動化が可能になります。
GoogleドキュメントとGASでできる便利な活用法
では、具体的にどのようなことができるのか、いくつかの例をご紹介します。
定型文書の自動作成
例えば、契約書や報告書など、毎回同じ形式で作成する文書がありますよね。これらの定型文書をテンプレートとして用意し、必要な情報を入力するだけで自動的に文書を作成することができます。
- Googleドキュメントでテンプレートを作成します。
- Google Apps Scriptを使って、テンプレート内のプレースホルダー（例{{名前}}）を実際の情報に置き換えます。
- 自動的に新しい文書を作成し、保存・共有することができます。
これにより、手作業での入力ミスや時間のロスを防ぐことができます。
コメントの集計と分析
Googleドキュメントでは、複数人での共同編集が可能ですが、コメントが多くなると管理が大変になります。GASを使うと、ドキュメント内のコメントを自動で集計し、スプレッドシートにまとめることができます。
- Googleドキュメントのコメントを取得します。
- 取得したコメントをスプレッドシートに書き出します。
- 集計結果をグラフ化するなど、分析に役立てることができます。
これにより、コメントの内容を把握しやすくなり、対応漏れを防ぐことができます。
スマートチップの活用
Googleドキュメントでは、「@」を入力することで、ユーザーやファイル、日付などを簡単に挿入することができます。これをGASでカスタマイズすることで、独自のスマートチップを作成し、業務に役立てることができます。
- GASを使って、独自のスマートチップを作成します。
- ドキュメント内で「@」を入力すると、作成したスマートチップが表示されます。
- 業務に必要な情報を素早く挿入することができます。
これにより、文書作成の効率が大幅に向上します。
初心者でも安心！GASの始め方
GASを始めるには、以下の手順で進めてみましょう。
- Googleアカウントを作成します。すでにお持ちの方は、このステップは不要です。
- Googleドライブにアクセスし、新しいGoogleドキュメントを作成します。
- 「拡張機能」→「Apps Script」を選択し、スクリプトエディタを開きます。
- スクリプトエディタにコードを入力し、保存・実行します。
最初は難しそうに感じるかもしれませんが、少しずつ慣れていけば、さまざまな自動化が可能になります。
よくある質問や疑問
Q1: Google Apps Scriptって難しくないですか？
いえ、心配いりません。Google Apps ScriptはJavaScriptをベースにした簡単なプログラミング言語で、初心者でも学びやすいです。ネット上には多くのチュートリアルやサンプルコードがあるので、それらを参考にしながら進めると良いでしょう。
Q2: IMPORTXML関数がうまく動作しません。
IMPORTXML関数は、Googleの仕様変更やインターネット接続の状態によって動作が不安定になることがあります。その場合は、Google Apps Scriptを使った方法を試してみてください。
Q3: 他のキーワードでも試してみたいのですが、どうすれば良いですか？
スプレッドシートに入力するキーワードを変更するだけで、他のキーワードのサジェストキーワードを取得することができます。スクリプトを再実行することで、簡単に試すことができます。
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まとめ
GoogleドキュメントとGoogle Apps Scriptを組み合わせることで、文書作成や業務の効率化が可能になります。最初は難しそうに感じるかもしれませんが、少しずつ取り組んでいけば、さまざまな自動化が実現できます。ぜひ、これを機に挑戦してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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