こんにちは！パソコンやスマホ操作になれていない方、50代前後の方にもわかるように、「Googleドキュメント／スプレッドシート／スライド」の基本の使い方を、一緒にゆっくり見ていきましょう。このガイドを読むと
* 各ツール（ドキュメント・スプレッドシート・スライド）で何ができるかがわかる
* 最初にどこを押せばいいか迷わなくなる
* 「提案モード」や「共有」など、共同作業で便利な機能の使い方が理解できる
ということを目指しています。
Googleドキュメント／スプレッドシート／スライドとは何か
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントってどんなもの？
「Googleドキュメント」は、Wordのような文書作成ツールです。レポートを書いたり、手紙を書いたり、メモや議事録を整理したりするのに使えます。文字の大きさ・色を変えたり、画像を貼ったり、表を入れたりできます。
スプレッドシートはどういう用途？
「Googleスプレッドシート」は、Excelのような表計算ツール。数字を入れて計算したり、家計簿を作ったり、売上の表を作ったりできます。たとえば「合計」「平均」などの計算を自動でしてくれる機能があります。
スライドって？
「Googleスライド」は、PowerPointのようなプレゼンテーション資料を作るもの。会議や発表、説明会などで使うスライド（ページ）を作って、テキスト・画像・グラフなどを配置できます。
はじめて使ってみよう基本操作の流れ
準備GoogleアカウントとGoogleドライブ
まずはGoogleアカウントが必要です（Gmailのアドレスを持っていればOK）。アカウントがあれば「Googleドライブ」が使えます。Googleドライブは、ファイルを保存・整理する場所です。インターネットに繋がっていれば、どのパソコンからでもアクセスできます。
新しいファイルを作る方法
やってみると簡単です
- ブラウザを開いてGoogleドライブにアクセスします。ログインしていないならログインします。
- 「＋ 新規」ボタンをクリックします。
- リストから作りたいものを選びますドキュメント・スプレッドシート・スライドなど。
- 白紙のファイルが開きます。テンプレート（あらかじめデザインや形式が用意されているひな形）を使うこともできます。
- ファイル名（無題）をクリックして、自分がわかりやすい名前に変更しておきましょう。
編集・保存のしくみ
初心者の方に嬉しいことは、テキスト入力などは 自動で保存される という点です。手動で「保存」ボタンを押す必要はほとんどありません。
また、ドキュメント・スプレッドシート・スライド共通で、「編集」「フォント変更」「画像挿入」「行列の操作」などができます。使いたい機能があれば画面上部のメニューやアイコンを探してみましょう。
便利な機能共同編集・提案・共有
共有の基本
作ったファイルを他の人と見せたり、一緒に編集したりすることができます。
- 右上の「共有」ボタンをクリックします。
- メールアドレスを入れると、その人に「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」などの権限を設定できます。
- 共有リンクを作ることもでき、「リンクを知っている人なら見られる」などオープンにするか制限するか選べます。
提案モード／コメントモード（ドキュメントの場合）
ドキュメントで「何を直したらいいか提案したいけど、勝手に直されるのはちょっと…」という時に、とても役立ちます。
- ドキュメントを開き、画面右上の「編集」モードを「提案（Suggesting）」モードに切り替えます。
- テキストを変更すると、元の文字が残ったまま、提案された部分が色付きで表示されたり、取り消し線が入ったりします。
- 提案にはコメントを添えることができ、提案を承認するか拒否するかを共有者で決められます。
スライドやスプレッドシートでの変更履歴・コメント機能
スライドとスプレッドシートにはドキュメントのような「提案モード」はない場合がありますが、代わりに「コメント」や「変更履歴」で誰がどこを変えたかを追えるようになっています。
たとえば、「スライドを誰かにチェックしてもらいたいとき」にコメントを付けたり、「間違って前のバージョンに戻したいとき」に履歴を使ったりできます。
さらに押さえておきたい便利な小技
初心者の方が「そうそう、こういうの知りたかった！」と思うような、ちょっとしたコツをいくつか紹介します。
「新規作成」のショートカット
ブラウザのアドレスバーに特定の短いアドレスを入れるだけで、新しいファイルをすぐ作れるものがあります。たとえば「docs.new」や「sheets.new」、「slides.new」などです。
これは「Googleドライブを開いて→新規→選ぶ」という手順を省けて便利です。
スマートフィル（予測入力）を使う
スプレッドシートでは、似たようなデータを入力すると自動で続きを予測してくれる「スマートフィル」機能があります。たとえば住所の列や名前の繰り返し部分などを入力する時に便利です。
オフラインで使う準備
ネットが不安定な場所（飛行機内や山間部など）でも作業できるように、オフライン編集を有効にする設定があります。使いたいファイルがあるなら事前に設定しておくと安心です。
よくある質問や疑問
ドキュメントで「提案モード」が見当たらないのですが？
たいていの場合、あなたがそのファイルをつくった人（オーナー）あるいは編集権限を持っていないと、「提案モード（Suggesting）」を使えないことがあります。まず、そのファイルの共有設定を確認して、「コメント可」か「編集可」が付与されているかを見てみてください。もし「閲覧のみ」になっていたら、オーナーに編集権限を頼むと良いでしょう。
スライドで「提案モード」は使えますか？
いいえ、現時点ではスライドにはWordのような「提案モード」は用意されていません。代わりにコメント機能と変更履歴（バージョン履歴）を使って、誰がいつどこを変更したかを追ったり、修正を提案したりできます。
保存したのにデータが消えてしまうように感じるのですが？
それはおそらく保存忘れではなく、インターネット接続やブラウザ・デバイスの問題です。Googleのツールは通常、自動保存が働いていて、入力した内容はすぐにクラウドに保存されます。ただし
- ネット接続が不安定だと「オフラインモード」に切り替わってしまい、後から同期が必要になることがあります。
- ブラウザを強制終了したりすると入力途中の構成が失われることがあるので、定期的に確認することをおすすめします。
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まとめ
ここまでご覧いただいて、Googleドキュメント／スプレッドシート／スライドの基本がつかめたと思います。初めは「どこを押せばいいか」「どう始めればいいか」がわからず戸惑うこともありますが、実際に手を動かしてみると案外簡単です。まずは自分で文章を打ってみたり、簡単な表を作ってみたり、スライドをひとつ作ってみたりすることが近道です。
何か操作で「わからない！」「ここができない！」ということがあれば、どうぞ遠慮なく相談してください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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