「Googleドキュメントって、どうやって使うの？」「共有って難しそう…」と感じているあなたへ。パソコンやスマホに自信がない方でも、安心して使えるように、わかりやすく解説します。この記事を読めば、Googleドキュメントの基本操作から、共有の方法まで、しっかりと理解できるようになりますよ。
Googleドキュメントって何？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントは、インターネット上で動作する文書作成ツールです。特別なソフトをインストールしなくても、Googleアカウントさえあれば、どこでも文章を作成・編集できます。例えば、旅行の計画書や、家計簿、手紙の下書きなど、さまざまな用途に活用できます。
Googleドキュメントの基本的な使い方
新しい文書を作成する
- まず、インターネットブラウザを開き、「Google ドキュメント」と検索します。
- Google ドキュメントのページが表示されたら、右下の「＋」ボタンをクリックして、新しい文書を作成します。
- 白紙の文書が開かれるので、タイトルを入力し、文章を書き始めましょう。
文章を保存する
Googleドキュメントでは、入力した内容は自動的に保存されます。保存ボタンを押す必要はありません。安心して作業を進めてください。
文章を編集する
文字の太さや色を変えたり、箇条書きにしたりするには、上部のメニューから適切なアイコンをクリックします。直感的に操作できるので、試してみてください。
Googleドキュメントを共有する方法
共有したい文書を開く
共有したい文書を開いた状態で、右上の「共有」ボタンをクリックします。
共有相手を指定する
「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。複数人と共有する場合は、カンマで区切って入力できます。
権限を設定する
共有相手には、以下の3つの権限を設定できます。
- 閲覧者文書を読むことができます。
- コメント可文書にコメントを追加できます。
- 編集者文書を編集できます。
相手に応じて適切な権限を選択してください。
共有リンクを取得する（オプション）
メールアドレスを入力せずに、リンクで共有したい場合は、「リンクを取得」の欄で「制限付き」をクリックし、「リンクを知っている全員」に変更します。次に、権限を設定し、「リンクをコピー」をクリックして、リンクを取得できます。このリンクをメールやメッセージで送ることで、相手と共有できます。
スマホでの共有方法
スマートフォンやタブレットでも、Googleドキュメントを使って共有できます。操作手順は以下の通りです。
アプリを起動する
Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかのアプリを起動し、共有したいファイルを表示します。
共有メニューを開く
ファイル名の横に表示されている「︙（縦の三点リーダー）」をタップし、「共有」を選択します。
共有相手を指定する
「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
権限を設定する
共有相手に付与する権限を選択し、「完了」をタップします。
よくある質問や疑問
Q1: 共有した文書を編集できない場合、どうすればいいですか？
共有された文書が編集できない場合、以下の点を確認してください。
- Googleアカウントにログインしているか確認してください。
- 共有相手に「編集者」の権限が付与されているか確認してください。
- 文書がGoogleドキュメント形式であるか確認してください。
これらを確認しても問題が解決しない場合は、再度共有設定を確認し、必要に応じて権限を変更してください。
Q2: 共有リンクを知っている人にだけアクセスを許可したいのですが、どうすればいいですか？
共有リンクを知っている人にだけアクセスを許可するには、以下の手順で設定します。
- 文書を開き、「共有」ボタンをクリックします。
- 「リンクを取得」の欄で、「制限付き」をクリックします。
- 「リンクを知っている全員」に変更します。
- 権限を設定し、「リンクをコピー」をクリックします。
このリンクを知っている人だけがアクセスできるようになります。
Q3: 編集履歴を確認したいのですが、どうすればいいですか？
編集履歴を確認するには、以下の手順で操作します。
- 文書を開き、「ファイル」メニューをクリックします。
- 「変更履歴」から「変更履歴を表示」を選択します。
- 右側のパネルに変更履歴が表示されます。
ここから、過去の編集内容を確認したり、復元したりすることができます。
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まとめ
Googleドキュメントは、初心者でも簡単に使える便利なツールです。共有機能を活用すれば、家族や友人、同僚とリアルタイムで文書を編集・確認できます。最初は操作に戸惑うかもしれませんが、少しずつ慣れていけば、日常生活や仕事で大いに役立つことでしょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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