Googleドキュメントを使っていると、「この部分だけ他の人に編集してほしい」「このセクションは自分だけで管理したい」といった場面が出てきますよね。特に、複数人で共同作業をしていると、どこまで誰に編集を許可するかが重要なポイントになります。
でも、Googleドキュメントには「セクションごとに編集権限を設定する」機能は、実は標準では用意されていません。ですが、工夫次第で似たようなことを実現する方法があります。今回は、その方法をわかりやすくご紹介します。
セクションごとの編集権限設定はできない？でも大丈夫！代替方法をご紹介
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントでは、ドキュメント全体に対して「編集者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」の3つの権限を設定できます。しかし、残念ながら「この部分だけ編集できるようにしたい」といった細かい設定は、標準機能では対応していません。
でも、安心してください！代わりに以下の方法で、セクションごとに編集権限を分けることができます。
代替方法1セクションごとに別のドキュメントを作成する
例えば、長い報告書やマニュアルを作成している場合、各章やセクションごとに別々のGoogleドキュメントを作成し、それぞれに適切な編集権限を設定する方法があります。
- Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成します。
- そのドキュメントに、特定のセクションの内容を記入します。
- 右上の「共有」ボタンをクリックし、共有したい相手のメールアドレスを入力して、適切な権限（編集者、閲覧者など）を設定します。
- 必要に応じて、他のセクションについても同様にドキュメントを作成し、共有設定を行います。
この方法のポイントは、各ドキュメントに対して個別に権限を設定できるため、セクションごとに誰が何を編集できるかを細かく管理できる点です。
代替方法2セクションごとにコメント機能を活用する
もし、セクションごとに内容を編集するのではなく、意見やフィードバックをもらいたい場合は、コメント機能を活用する方法があります。
- 編集したいセクションのテキストを選択します。
- 右クリックして「コメント」を選択します。
- コメント欄に、フィードバックや質問などを入力します。
- 共有相手に「閲覧者（コメント可）」の権限を設定しておけば、相手はコメントを追加したり返信したりできます。
この方法の利点は、ドキュメント全体を共有しつつ、特定の部分について意見を交換できる点です。ただし、実際の編集はできないため、内容の変更が必要な場合は、別途編集権限を付与する必要があります。
代替方法3Googleドライブのフォルダ機能を活用する
複数のドキュメントを管理する際、Googleドライブのフォルダ機能を活用することで、セクションごとの権限管理を効率化できます。
- Googleドライブで新しいフォルダを作成します。
- 各セクションのドキュメントをそのフォルダに移動します。
- フォルダの共有設定を行い、フォルダ内のすべてのドキュメントに対して一括で権限を設定します。
この方法のメリットは、複数のドキュメントに対して一度に権限設定ができるため、管理が楽になる点です。ただし、フォルダ内のすべてのドキュメントに対して同じ権限が適用されるため、セクションごとに異なる権限を設定したい場合は、個別に設定する必要があります。
よくある質問や疑問
Q1: セクションごとに編集権限を設定する方法はありますか？
現在、Googleドキュメントの標準機能では、セクションごとに編集権限を設定することはできません。しかし、上記の代替方法を活用することで、目的に近い形で権限管理を行うことが可能です。
Q2: 提案モードとコメント機能の違いは何ですか？
提案モードでは、編集内容が「提案」として表示され、オーナーが承認することで実際の編集が反映されます。一方、コメント機能では、編集内容そのものではなく、意見やフィードバックをコメントとして追加することができます。
Q3: セクションごとに別のドキュメントを作成する際の注意点はありますか？
各ドキュメントのリンクを適切に管理し、共有設定を忘れずに行うことが重要です。また、ドキュメント間で内容が重複しないように注意し、整合性を保つよう心掛けましょう。
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
いま、あなたを悩ませているITの問題を解決します！
「エラーメッセージ、フリーズ、接続不良…もうイライラしない！」
あなたはこんな経験はありませんか？
✅ ExcelやWordの使い方がわからない💦
✅ 仕事の締め切り直前にパソコンがフリーズ💦
✅ 家族との大切な写真が突然見られなくなった💦
✅ オンライン会議に参加できずに焦った💦
✅ スマホの重くて重要な連絡ができなかった💦
平均的な人は、こうしたパソコンやスマホ関連の問題で年間73時間（約9日分の働く時間！）を無駄にしています。あなたの大切な時間が今この悩んでいる瞬間も失われています。
LINEでメッセージを送れば即時解決！
すでに多くの方が私の公式LINEからお悩みを解決しています。
最新のAIを使った自動応答機能を活用していますので、24時間いつでも即返信いたします。
誰でも無料で使えますので、安心して使えます。
問題は先のばしにするほど深刻化します。
小さなエラーがデータ消失や重大なシステム障害につながることも。解決できずに大切な機会を逃すリスクは、あなたが思う以上に高いのです。
あなたが今困っていて、すぐにでも解決したいのであれば下のボタンをクリックして、LINEからあなたのお困りごとを送って下さい。
ぜひ、あなたの悩みを私に解決させてください。
まとめ
Googleドキュメントでは、セクションごとに編集権限を設定する標準機能はありませんが、工夫次第で目的に応じた権限管理が可能です。ドキュメントの内容や共同作業の目的に応じて、最適な方法を選択し、効率的な作業環境を整えましょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
コメント