ちょっと立ち止まって聞いてくださいね。もし「Googleドキュメントで、どこが変わったのか、ぱっと見てわかればいいのに…」と感じたことがあるなら、このお話はぴったりです。私も初めてこの機能を知ったとき、「ほんとにこれが無料で使えるの!?」って驚きました。
この記事では、「Googleドキュメント 比較校正 機能」を使って、古い文書と新しい文書を比べて、どこが違うのかを簡単に確認する方法をご紹介します。実は多くの記事でも触れている便利な機能ですが、今回は特に45歳以上の方、パソコンやスマホまわりがちょっと苦手な方にも、ゆっくり・優しい語り口で、具体的な例を交えてお伝えしますね。
どんな共通点や改善点があったの？
Googleドキュメントのイメージ
まず、検索結果上位の記事を参考に分析しました。
- 「ドキュメントを比較」機能は、2つの文書を比べて、追加・削除・変更が色分けされて表示される、と書いてあります。とても便利そうですね。
- 使い方は「ツール」→「ドキュメントを比較」で簡単に使える、と説明されています。
- ただ、図が多すぎて、文章だけではわかりにくい部分があるのと、“どれを誰が編集したのか”という表示の意味が初心者には少し難しいかも、という印象も受けました。
それから、校正に関しては、Googleドキュメント内のスペルや文法の自動チェックも使えるという話も見つかりました。赤や青のアンダーラインで教えてくれて、思いがけず助かりますよね。ただ、日本語のチェックは完璧ではないので注意が必要です。
初心者にもわかりやすく──「Googleドキュメント 比較校正 機能」の使い方
① 前のバージョンを「コピー」にして準備しよう
たとえば、「最初に作った文章」と「修正後の文章」を比べたいときは、まず修正前の状態を「コピー」で残すのがポイントです。どうやってコピーするかというと
- いまの文書を開いて、「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」
- 希望の状態の版（バージョン）を見つけたら、「コピーを作成」
- これで、古い版が別の文書として保存されます
このひと手間で、「どれが前の文か、どれが後の文か」がはっきりするので、後で迷わなくなりますよ。
② 「比較」を使って、一目で違いをチェック
次に新しい文書と古い文書を比べるために
- 新しい文書（最新の状態）を開いて、「ツール」→「ドキュメントを比較」
- 「比較対象の文書」で、先ほどコピーした古い文書を指定
- 「比較」を押すと、新しい文書が自動で生成されて、どこが追加されたか・削除されたか・変更されたかが色分け表示されます
色分けされるので、赤い文字が追加された部分、取り消された部分などがぱっと目に入って、とってもわかりやすいですよね。
③ 修正した人が誰かもわかるんです
比較ファイルでは、「誰が」編集したかもラベルでわかるようになっています。だから、共同編集や確認するときに、「あれ？ここ誰が変えたの？」という時も安心です。ただし、名前がなぜか表示されない、空欄になることもあるので注意してください。
初心者に伝えたい、使ってみて感じたポイント
- とにかく見やすいのがありがたい。今まで目で比べるしかなかった部分が、一瞬でわかります。
- 操作は意外に簡単。設定で迷うよりも、順番通りにやれば初心者でも使えます。
- 日本語のスペル・文法チェック機能は、ちょっと弱い。単語の誤りよりも、細かい日本語の「てにをは」まで完璧には見てくれません。
- 比較で作成されたファイルは「マイドライブ」直下に保存されることがあるので、終わったら整理しておくと安心ですよ。
よくある質問や疑問
Q「ドキュメントを比較」が出てこない／使えないときはどうしたらいい？
使えない場合は、まずあなたのアカウントが編集権限を持っているかチェックしてみましょう。それでも使えない場合は、Googleの「スマート機能」が無効になっている可能性があります。設定画面で「他の Google サービスのスマート機能とパーソナライズをオンにする」を探してチェックを入れてください。あとは管理者に問い合わせるのも手ですよ。
Q比較結果のファイル、誰かに渡しても大丈夫？
もちろん大丈夫です。ただ、余計なファイルがドライブに残りすぎると混乱しますので、必要なものは整理して、不要になったら削除しておくとすっきりします。
Q日本語の誤字・文法をしっかりチェックしたい場合は？
Googleドキュメントの機能だけでは限界があります。無料のアドオンや外部ツール（例えば「Shodo」など）を併用すると、より正確にチェックできますが、有料の場合もあるので注意してください。
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まとめ
いかがでしたか？「Googleドキュメント 比較校正 機能」は、2つの文書の違いをぱっと一目で分かる形で教えてくれる、とっても頼もしい機能です。45歳以上でパソコン慣れしていない方でも、ゆっくり手順通り進めばきっと使いこなせますし、作業時間がぐっと減りますよ。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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