こんにちは。今回は、「Googleドキュメント 共有招待 送信方法」を、パソコンやスマホ操作に不安のある45歳〜55歳の方にも分かりやすく、親しみやすくお伝えします。この記事をブログとして読むだけで、YouTube動画の台本にもそのまま使えるように工夫していますよ。
導入のワクワク「フック」
Googleドキュメントのイメージ
「あれ？書類を誰かと一緒に見られないかな…」そんなことを思ったことはありませんか？実は、Googleドキュメントなら、遠く離れた家族や友だちとも、まるで隣にいるように一緒に文章を見て書くことができるんです。ちょっとした魔法みたいなこの機能を、一緒に簡単に使ってみましょう。
共有招待の基本ステップ
ステップ1ドキュメントを開いて「共有」ボタンをクリック
まずは共有したいドキュメントを開き、画面右上の＜b＞共有＜/b＞ボタンをポチッと押してください。これだけで、手順は始まります。
ステップ2相手のメールアドレスを入力
「ユーザーやグループを追加」の欄に、相手のメールアドレスを入力します。入力中に候補が出ることもあって、便利です。
必要に応じて、ちょっとしたメッセージも添えられますよ。
ステップ3共有権限を選ぶ
どこまでできるか相手に選べます。主な権限はこの3つ。分かりやすくまとめますね
- 閲覧者見ることだけできる安心タイプです。
- コメント可見ることも、コメントだけ書き込めるタイプです。
- 編集者文章を自由に書き換えられる、いちばんのチームプレーヤータイプです。
ステップ4送信して完了
権限を選んだら、「通知を送信する」にチェックを入れて（入れなくてもOK）、＜b＞送信＜/b＞をクリック。これで相手に招待メールが届きます。
リンクで共有する方法もあります
Googleアカウントを持っていない人ともシェアできる方法です。
リンクをコピーして送る
共有ボタンを押して「リンクを知っている全員」などアクセス範囲を選択し、リンクをコピー。あとはメールやチャットに貼り付けて送るだけ。アカウントがない相手でも見られます。
権限の調整も同じようにできます
リンクを知っていれば誰でも見られますので、安全なファイルかどうかよく確認してから使いましょう。
ビジター共有アカウントなしの相手ともやり取りできる方法
「Googleアカウントないけど、ちょっと見せたい…」そんな時はビジター共有が便利です。
使い方の流れ
- 共有ボタンからメールアドレスを入力し送信
- 相手のメールにPINコードが届く
- コードを入力すれば、7日間だけ閲覧・編集が可能に
ただし、期間が過ぎると再度本人確認が必要になります。
初心者にやさしい工夫ポイント
- 操作画面は大きくゆっくり話すように説明することで、不安の軽減につながります。
- 「お孫さんとの旅の予定を一緒に書いたら、すごく楽しかったんですよ」などのストーリーを交えると親近感が増します。
- 操作後に「相手に通知が届いたかな？届いているか確認しておくと安心ですね」など、気遣いのひと声を入れると安心感アップです。
よくある質問や疑問
共有した相手が編集できるか確認したいです。どうすれば？
共有後に、もう一度共有ボタンを押すと、誰にどんな権限があるか画面で確認できます。必要なら権限の変更も同じ画面でできます。
送信したけど相手にメールが届かない時は？
迷惑メールフォルダをチェックしてもらったり、入力したメールアドレスに間違いがないか、画面で確認することをおすすめします。
リンクが漏れたら心配です。どうすればいい？
そのリンクの権限を「制限付き」に変更することで、アクセスできる人を再度制限できます。万が一の時にも安心です。
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まとめと呼びかけ
いかがでしたか？「Googleドキュメントの共有招待送信方法」を、簡単で分かりやすくご紹介しました。パソコンやスマホにちょっと自信がない方でも、順序を追えばきっとできるようになります。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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