Excelのショートカットボタンで作業効率アップ！初心者でもできる簡単活用法

Excelを使っていると、たくさんの操作を繰り返す場面が多いですよね。そんなとき、ショートカットキーやボタンをうまく活用すれば、作業がぐんと楽になります。今回は、初心者の方でもわかりやすく、Excelのショートカットボタンの使い方をご紹介します。

ショートカットボタンって何？

Excelのイメージ

まず、ショートカットボタンとは、Excelの上部にある「クイックアクセスツールバー」に追加できるボタンのことです。よく使う機能をここに登録しておけば、毎回メニューを探さなくても、ワンクリックで操作ができます。

例えば、セルの書式設定や印刷プレビュー、保存など、頻繁に使う機能を登録しておくと便利ですよ。

ショートカットボタンの登録方法

では、実際にショートカットボタンを登録してみましょう。以下の手順で進めてください。

これで、選んだ機能がクイックアクセスツールバーに追加され、すぐに使えるようになります。

よく使うショートカットボタンの例

以下は、初心者の方にもおすすめのショートカットボタンです。

• 保存作業中のファイルを保存します。
• 印刷プレビュー印刷前にレイアウトを確認できます。
• 元に戻す直前の操作を取り消します。
• 再実行取り消した操作を再度実行します。
• セルの書式設定セルのフォントや色、罫線などを変更できます。

これらのボタンをクイックアクセスツールバーに追加しておくと、作業がスムーズになりますよ。

ショートカットキーとの違いは？

ショートカットキーは、キーボードの特定のキーを組み合わせて操作する方法です。例えば、「Ctrl + C」でコピー、「Ctrl + V」で貼り付けができます。これらは手をキーボードに置いたままで操作できるので、非常に効率的です。

一方、ショートカットボタンは、マウスでクリックして操作します。どちらが便利かは、作業内容や個人の好みによります。両方をうまく使い分けると、さらに作業効率がアップします。

よくある質問や疑問

Q1: ショートカットボタンを追加したのに、表示されません。

Excelを再起動すると、追加したボタンが表示されることがあります。それでも表示されない場合は、手順を再確認し、正しく追加されているか確認してください。

Q2: ショートカットボタンを削除したいです。

「クイックアクセスツールバー」の設定画面で、削除したいボタンを選択し、「削除」ボタンをクリックすれば、ツールバーから削除できます。

Q3: ショートカットボタンの順番を変えたいです。

「クイックアクセスツールバー」の設定画面で、ボタンを上下にドラッグすることで、順番を変更できます。

まとめ

Excelのショートカットボタンをうまく活用すれば、作業が格段に効率よくなります。初心者の方でも、少しの工夫で作業時間を短縮できますよ。ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。