Excelで「リストから選択」する方法、実は多くの人が基本的なドロップダウンリストの作成方法を知っています。しかし、業務で使う際には「連動した複雑なリストを作りたい」「条件に合わせてリストを絞り込みたい」というニーズが増えてきます。例えば、大項目を選択したら中項目が現れ、その後に小項目が表示されるような、3階層にわたるドロップダウンリストの作成は少し難しそうに思えますよね？でも実は、コツさえつかめば、これもExcelで簡単に実現できるのです！
この記事では、「Excel リスト から 選択」機能を使った3階層ドロップダウンリストの作り方を、初心者でもできるようにステップバイステップで解説します。あなたもこれを習得すれば、作業効率が格段に上がり、データ入力ミスも激減すること間違いなしです！
3階層ドロップダウンリストを作成する前に知っておくべき基本
Excelのイメージ
まず、3階層ドロップダウンリストを作成するためには、基本的な知識が必要です。ここでは、「Excel リスト から 選択」の基本的な使い方と、リストの設定に関する前提知識を確認しておきましょう。
基本のドロップダウンリストとは？
Excelの「ドロップダウンリスト」とは、特定のセルに対して選択肢をあらかじめ設定し、ユーザーがリストから選択できるようにする機能です。これを使うことで、データ入力ミスを防ぎ、作業の効率を大きく向上させることができます。
3階層ドロップダウンリストを作成する理由とは？
3階層ドロップダウンリストを作ることで、大項目を選択した際に、それに紐づいた中項目や小項目が順番に表示されるようになります。これにより、膨大な選択肢の中から必要な情報をすばやく絞り込むことが可能になり、作業の効率が飛躍的にアップします。
ステップ1大項目（親項目）のリストを準備する
まず最初に、3階層ドロップダウンリストの「大項目」を作成します。大項目とは、例えば「個人」「法人」など、リストの最上位にあたる項目です。これを基に、中項目と小項目が絞り込まれます。
大項目のリストをExcelシートに作成する
大項目を作成するためには、まず以下のようにExcelシートにリストを作成します。
- セルに「個人」「法人」などの大項目を入力
- それぞれの大項目に対して対応する中項目をリスト化
- 中項目ごとに、さらに細かい小項目をリスト化
このようにリストを整理することで、後で中項目や小項目を正しく設定することができます。
ステップ2名前付き範囲を使って大項目と中項目を関連付ける
次に、大項目を選択したときに、その大項目に関連する中項目のリストを表示するために、名前付き範囲を使います。
名前付き範囲を設定する方法
- Excelシートで、リストにするセル範囲を選択します。
- Excelメニューの「数式」タブから「名前の定義」を選びます。
- 名前を付け、範囲を指定します。
これで、名前を使って、後から「個人」や「法人」などの選択肢に関連する中項目を絞り込む準備が整います。
ステップ3中項目と小項目にINDIRECT関数を使って連動させる
ここからが3階層ドロップダウンリストの肝となる部分です。大項目を選択すると、それに応じた中項目が表示され、さらに中項目を選ぶと小項目が絞り込まれます。この連動を実現するために「INDIRECT関数」を使います。
INDIRECT関数を活用した中項目と小項目の設定
1. 中項目のドロップダウンリストには、「=INDIRECT(C2)」と入力します。ここで、C2には大項目（例個人、法人）を選択するセルの値が入ります。
2. すると、C2に「個人」と入力された場合、「個人」に関連する中項目だけがリストとして表示されます。
この方法を小項目にも応用し、さらに細かい項目を絞り込むことが可能です。
Excel リスト から 選択に関する疑問解決
Q1: 3階層ドロップダウンリストで「同じ項目名」が重複している場合はどうする？
もし、例えば「個人」と「法人」に同じ項目名（例「サービス」）がある場合、どちらの「サービス」を選択するか区別がつきません。この場合、「個人_サービス」や「法人_サービス」など、名前を工夫して重複を避ける方法があります。
Q2: 名前付き範囲の管理が難しい場合はどうする？
名前付き範囲が多くなると管理が大変ですが、「名前の管理」ダイアログボックスを使えば、簡単に確認・修正できます。定期的に名前を整理し、不要なものを削除することをお勧めします。
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まとめ
3階層ドロップダウンリストを作ることで、Excelの操作が格段に効率化され、データ入力ミスも減少します。大項目から小項目に至るまでリストを連動させることで、作業が驚くほどスムーズに進みます。
実際にこれを試すと、その便利さに驚くはずです。ぜひ、自分の業務にも取り入れてみてください。そして、今後もExcelのさまざまな機能を活用して、より効率的な作業環境を作り上げていきましょう！
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