Excel読み取り専用で開く方法！3分でわかる設定と活用法

エクセルファイルを「読み取り専用」で開くことができれば、間違ってファイルを編集してしまう心配が減り、安全にデータを確認できます。しかし、どうすればその設定を行えるのか、どんな方法があるのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか？

この記事では、誰でも簡単に「読み取り専用」でファイルを開く方法を解説します。また、設定方法だけでなく、読み取り専用を活用するためのポイントや注意点も詳しく紹介します。これを読めば、あなたもExcelで安心してファイルを確認できるようになります！

読み取り専用設定の重要性とは？

Excelのイメージ

Excelで作成したファイルは、編集するのが前提のものから、閲覧だけのものまでさまざまです。中でも、他の人がファイルを編集できないようにするために「読み取り専用」で開く方法は、特に重要です。読み取り専用の設定を行うことで、誤ってファイル内容を変更してしまうリスクを減らせます。

例えば、チームで共有するレポートや予算表など、他の人に変更されることが不安なファイルには必ず「読み取り専用」の設定をするべきです。これにより、他のユーザーがファイルを開いても、意図せずに内容が変更される心配がなくなります。

Excelで読み取り専用で開く方法

Excelでファイルを「読み取り専用」にするための方法は複数あります。それぞれの方法に特徴があるので、目的やシチュエーションに合わせて最適な方法を選びましょう。

ファイルを「常に読み取り専用」で開く設定をする

この方法では、特定のExcelファイルを常に「読み取り専用」で開く設定を行います。設定方法は以下の通りです。

この方法で設定すると、他のユーザーがファイルを開いても、編集できない状態に保たれます。意図せずファイルを変更してしまう心配がありません。

「名前を付けて保存」ダイアログで読み取り専用を推奨する

この方法では、ファイルを保存する際に「読み取り専用」を推奨する設定を行います。ファイルを保存した後、次回開くときには読み取り専用として開かれるようになります。

この設定も非常に簡単で、特に手間をかけずに「読み取り専用」を有効にすることができます。

開くときに読み取り専用で開くか選択する

もう一つの方法は、ファイルを開く際に「読み取り専用」として開くか、通常の状態で開くかを選べる設定です。この方法は、ユーザーがその都度選択できるため、柔軟性があります。

この方法は、時と場合によって使い分けができるため、最もフレキシブルな方法と言えるでしょう。

Excel読み取り専用設定の活用法

読み取り専用設定は、単にファイルの保護に使うだけでなく、さまざまなシーンで役立ちます。ここでは、具体的な活用例を紹介します。

チーム共有ファイルの管理

チームで使うExcelファイルでは、誰かが間違って編集してしまうと、データが不正確になってしまうことがあります。そんなときに「読み取り専用」で開く設定を使えば、メンバーは内容を閲覧することはできても、編集できないため安心して共有できます。

資料の提出前の確認

提出前の資料を「読み取り専用」にしておくと、ファイルを開いたときに誤って変更する心配がなくなります。確認が終わった後、必要に応じて編集を加えるという運用が可能です。

ファイルを誤って編集するリスクを軽減

誤ってExcelファイルを変更してしまうことほど、後で大きな問題になりやすいことはありません。特に大事なデータを扱う場合、「読み取り専用」で開く設定は非常に有用です。

Excel読み取り専用で開くに関する疑問解決

Q1: ファイルを「読み取り専用」で開くと、誰でも上書きできなくなりますか？

はい、ファイルを「読み取り専用」で開く設定をすると、そのファイルを開いた人は編集できません。保存することができず、上書き保存を試みると警告メッセージが表示されます。

Q2: 「読み取り専用」で開く設定を解除する方法は？

設定を解除するには、もう一度「ブックの保護」や「名前を付けて保存」ダイアログでの設定を変更する必要があります。また、クイックアクセスツールバーから「読み取り専用」ボタンを使って切り替えることもできます。

Q3: 「読み取り専用」にすることで、他の機能が制限されることはありますか？

「読み取り専用」の設定は、あくまで編集を防止するためのものです。それ以外の機能（フィルタや並べ替えなど）は制限されず、通常通り利用できます。

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まとめ

Excelでファイルを「読み取り専用」で開く方法にはいくつかの選択肢がありますが、どれも簡単に設定できるので、必要に応じて使い分けることができます。特に重要なファイルやチームで共有する際には、必ず読み取り専用の設定を活用して、誤って内容を変更してしまうリスクを回避しましょう。

この方法を覚えて、より安全で効率的なExcel活用を実現してください。