Excelを使っていると、毎月の売上データや経費明細など、同じフォーマットのファイルを何度も開いて集計するのが面倒ですよね。そんなときに便利なのが、Excelの「Power Query（パワークエリ）」機能です。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Power Queryを使ってファイルからデータを取得する方法を、実際の例を交えてご紹介します。
Power Queryとは？
Excelのイメージ
Power Queryは、Excelに標準搭載されているデータ取得・整形ツールです。複数のファイルからデータをまとめたり、必要な情報だけを抽出したりする作業を自動化できます。これにより、手作業での集計作業を大幅に減らすことができます。
Power Queryでファイルからデータを取得する手順
新しいExcelファイルを開く
まず、Power Queryを使ってデータを取り込むための新しいExcelファイルを開きます。
「データ」タブから「データの取得」を選択
Excelの上部にある「データ」タブをクリックし、「データの取得」ボタンを選択します。
「ファイルから」→「Excelブックから」を選択
表示されるメニューから「ファイルから」を選び、さらに「Excelブックから」をクリックします。
取り込みたいExcelファイルを選択
ファイル選択ダイアログが表示されるので、取り込みたいExcelファイルを選択し、「インポート」ボタンをクリックします。
取り込みたいシートを選択
インポートするExcelファイルの中から、取り込みたいシートを選択し、「データの変換」ボタンをクリックします。
Power Queryエディターでデータを整形
Power Queryエディターが開きます。ここで、不要な列や行の削除、データ型の変更などを行い、必要なデータだけを残します。
データをExcelシートに読み込む
整形が完了したら、「ホーム」タブから「閉じて読み込む」を選択し、データをExcelシートに読み込みます。
複数のファイルからデータを一括で取得する方法
毎月の売上データなど、同じフォーマットのファイルが複数ある場合、Power Queryを使って一括でデータを取得することができます。
「データ」タブから「データの取得」を選択
Excelの上部にある「データ」タブをクリックし、「データの取得」ボタンを選択します。
「ファイルから」→「フォルダーから」を選択
表示されるメニューから「ファイルから」を選び、さらに「フォルダーから」をクリックします。
フォルダーを選択
ファイルが格納されているフォルダーを選択し、「開く」ボタンをクリックします。
フォルダー内のファイルを一覧表示
フォルダー内のファイルが一覧表示されるので、「結合」ボタンの▼をクリックし、「データの結合と変換」を選択します。
サンプルファイルを選択
表示されるダイアログで、サンプルファイルを選択し、「OK」ボタンをクリックします。
Power Queryエディターでデータを整形
Power Queryエディターが開きます。ここで、不要な列や行の削除、データ型の変更などを行い、必要なデータだけを残します。
データをExcelシートに読み込む
整形が完了したら、「ホーム」タブから「閉じて読み込む」を選択し、データをExcelシートに読み込みます。
よくある質問や疑問
Q1: Power Queryを使うと、どんな作業が自動化できますか？
Power Queryを使うことで、複数のファイルからデータを一括で取り込んだり、不要なデータを削除したり、データを整形したりする作業を自動化できます。これにより、手作業での集計作業を大幅に減らすことができます。
Q2: Power Queryを使うには、特別なスキルが必要ですか？
Power Queryは、Excelに標準搭載されているツールで、特別なスキルがなくても基本的な操作は可能です。今回ご紹介した手順を参考に、実際に操作してみてください。
Q3: 取り込んだデータは、どのように更新できますか？
取り込んだデータが更新された場合、Excelの「データ」タブから「すべて更新」ボタンをクリックすることで、最新のデータを取得することができます。
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まとめ
Power Queryを使うことで、複数のファイルからデータを一括で取り込んだり、データを整形したりする作業を自動化できます。これにより、手作業での集計作業を大幅に減らすことができます。今回ご紹介した手順を参考に、ぜひ試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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