Excel365を使っていると、「ブックの共有（レガシ）」という言葉を耳にすることがあるかもしれません。これは、複数の人が同じExcelファイルを同時に編集できる便利な機能ですが、少し古い方法です。今回は、この「レガシ」機能を初心者の方にもわかりやすく解説します。
「ブックの共有（レガシ）」とは？
Excelのイメージ
「ブックの共有（レガシ）」は、昔のExcelで使われていた共有機能です。これを使うと、同じExcelファイルを複数の人が同時に編集できるようになります。ただし、最新のExcelでは「共同編集」という新しい方法が主流となっており、「レガシ」機能は少し使いにくくなっています。
「レガシ」機能を使うメリットとデメリット
- メリット社内の共有フォルダなど、インターネットが使えない環境でも複数人で同時編集が可能です。
- デメリット変更がリアルタイムで反映されない、使える機能が制限される、ファイルが壊れやすいなどの問題があります。
「レガシ」機能を使うための準備
- Excelを開くまず、Excelを起動し、共有したいファイルを開きます。
- リボンにボタンを追加「校閲」タブを右クリックし、「リボンのユーザー設定」を選択します。表示される画面で「リボンにないコマンド」を選び、「ブックの共有（レガシ）」を追加します。
- 共有を有効にする追加した「ブックの共有（レガシ）」ボタンをクリックし、「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します。」にチェックを入れて「OK」をクリックします。
「レガシ」機能で共有する方法
- 共有したいファイルを開くExcelで共有したいファイルを開きます。
- 「ブックの共有（レガシ）」をクリックリボンに追加した「ブックの共有（レガシ）」ボタンをクリックします。
- 共有設定を確認表示されるダイアログボックスで、共有設定を確認し、「OK」をクリックします。
「レガシ」機能での注意点
- リアルタイムでの反映が遅れる他の人が編集しても、すぐには自分の画面に反映されません。
- 機能制限セルの挿入・削除、グラフの作成、マクロの使用など、一部の機能が制限されます。
- ファイルの破損リスク同時に多くの人が編集すると、ファイルが壊れる可能性があります。
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まとめ
「ブックの共有（レガシ）」は、インターネット環境が整っていない場合や、社内の共有フォルダで作業する際に便利な機能です。しかし、リアルタイムでの編集反映が遅れたり、機能制限があったりするため、可能であれば新しい「共同編集」機能の使用をおすすめします。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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