Excelを使っていると、「縦横の範囲を指定してデータを取得したい」と思うことがありますよね。例えば、売上データから特定の月や商品に関連する情報を抽出したいときなどです。今回は、そんなときに役立つ方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
ピボットテーブルを使ってデータを集計する方法
Excelのイメージ
ピボットテーブルは、大量のデータを簡単に集計・分析できる強力なツールです。特に、縦横の範囲を指定してデータを取得する際に便利です。
ピボットテーブルの作成手順
- データを選択集計したいデータ範囲を選びます。
- ピボットテーブルの挿入Excelのメニューから「挿入」→「ピボットテーブル」を選択します。
- 配置の設定表示されたウィンドウで、行、列、値のフィールドに適切な項目をドラッグ＆ドロップします。
- 集計の確認ピボットテーブルが作成され、指定した縦横の範囲でデータが集計されます。
実際の例
例えば、以下のような売上データがあるとします。
| 日付 | 商品名 | 売上 |
|---|---|---|
| 2025/07/01 | 商品A | 1000 |
| 2025/07/01 | 商品B | 1500 |
| 2025/07/02 | 商品A | 1200 |
| 2025/07/02 | 商品B | 1300 |
このデータをピボットテーブルで集計すると、商品ごとの売上合計や、日付ごとの売上合計など、さまざまな視点でデータを確認できます。
GETPIVOTDATA関数を使って特定のデータを抽出する方法
ピボットテーブルを使って集計したデータから、さらに特定の情報を抽出したい場合、GETPIVOTDATA関数が便利です。
GETPIVOTDATA関数の使い方
- 関数の入力セルに「=GETPIVOTDATA(」と入力します。
- 引数の指定取得したいデータのピボットテーブルのセルをクリックし、必要な引数を指定します。
- 結果の確認指定した条件に合ったデータがセルに表示されます。
実際の例
先ほどの売上データをピボットテーブルで集計し、商品Aの2025/07/01の売上を取得したい場合、以下のように入力します。
=GETPIVOTDATA("売上", $A$3, "商品名", "商品A", "日付", "2025/07/01")
これで、指定した条件に合った売上データが取得できます。
OFFSET関数を使って動的に範囲を指定する方法
OFFSET関数を使うと、指定したセルを基準にして、指定した行数・列数だけ離れたセルを参照することができます。これを応用すれば、データの追加や削除があっても、自動的に範囲を調整することができます。
OFFSET関数の基本構文
OFFSET(基準セル, 行数, 列数, 高さ, 幅)
* 基準セル参照の起点となるセル
* 行数基準セルからの行の移動数（上は負、下は正）
* 列数基準セルからの列の移動数（左は負、右は正）
* 高さ参照する範囲の行数
* 幅参照する範囲の列数
実際の例
例えば、セルを基準にして、2行下、3列右のセルを参照したい場合、以下のように入力します。
=OFFSET(, 2, 3)
これで、セルから2行下、3列右のセルの値が取得できます。
よくある質問や疑問
Q1: ピボットテーブルを使うと、どんなデータでも集計できますか？
はい、ピボットテーブルはさまざまな種類のデータを集計できます。ただし、データが適切に整理されていることが前提です。例えば、各列に見出しがあり、重複がないように整理されていると、より効果的に活用できます。
Q2: GETPIVOTDATA関数は、どのような場合に使うと便利ですか？
GETPIVOTDATA関数は、ピボットテーブルで集計したデータから、特定の条件に合った値を抽出したいときに便利です。例えば、特定の商品や日付の売上を個別に取得したい場合などです。
Q3: OFFSET関数は、どのような場面で役立ちますか？
OFFSET関数は、データの範囲が動的に変動する場合に役立ちます。例えば、毎月追加される売上データを自動的に参照範囲に含めたいときなどです。
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まとめ
今回は、Excelで縦横の範囲を指定してデータを取得する方法について解説しました。ピボットテーブル、GETPIVOTDATA関数、OFFSET関数を使いこなすことで、データの集計や抽出がより効率的に行えるようになります。ぜひ、実際の業務や日常のデータ管理に活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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