Excelを使っていると、「部署を選んだら担当者が自動で表示される」「都道府県を選んだら市区町村が絞り込まれる」など、選択肢が連動して変わる機能が便利だと感じたことはありませんか？この機能を活用すると、入力ミスを減らし、作業効率を大幅にアップできます。
今回は、そんな「動的なドロップダウンリスト」を初心者の方にもわかりやすく解説します。パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心して取り組める内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。
動的ドロップダウンリストとは？
Excelのイメージ
まずは、動的ドロップダウンリストがどんなものかを簡単にご紹介します。
ここがポイント！
- 動的ドロップダウンリストとは、ある項目を選ぶと、それに関連する別の項目が自動で表示される仕組みです。
- 例えば、「部署」を選ぶと、その部署に所属する「担当者」のリストが表示されるようなものです。
- これにより、入力ミスを防ぎ、作業効率を向上させることができます。
動的ドロップダウンリストの作り方
それでは、実際に動的ドロップダウンリストを作成してみましょう。以下の手順で進めていきます。
リストの準備
まずは、選択肢となるリストを準備します。
ここがポイント！
- 「部署」と「担当者」の関係を示すデータを用意します。
- 例えば、以下のような表を作成します
| 部署 | 担当者 |
|---|---|
| 営業部 | 田中 |
| 営業部 | 佐藤 |
| 開発部 | 鈴木 |
| 開発部 | 高橋 |
名前の定義
次に、各部署ごとに名前を付けていきます。
ここがポイント！
- 「営業部」の担当者を選択し、Excelの「数式」タブから「名前の定義」をクリックします。
- 名前に「営業部」と入力し、「OK」をクリックします。
- 同様に、「開発部」についても名前を付けます。
部署のドロップダウンリストの作成
次に、「部署」を選択するためのドロップダウンリストを作成します。
ここがポイント！
- リストを表示させたいセルを選択します。
- 「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。
- 「入力値の種類」を「リスト」に変更し、「元の値」に「営業部,開発部」と入力します。
- 「OK」をクリックして設定を完了します。
担当者のドロップダウンリストの作成
最後に、「担当者」を選択するためのドロップダウンリストを作成します。
ここがポイント！
- リストを表示させたいセルを選択します。
- 「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。
- 「入力値の種類」を「リスト」に変更し、「元の値」に「=INDIRECT(部署のセル)」と入力します。
- 「OK」をクリックして設定を完了します。
よくある質問や疑問
Q1: 名前の定義はどのように活用するのですか？
名前の定義を使用することで、セル範囲を簡単に参照できるようになります。これにより、数式や関数での操作が効率化されます。
Q2: リストの項目を追加したい場合はどうすればよいですか？
リストに新しい項目を追加するには、元のデータに新しい項目を追加し、名前の定義を更新することで、ドロップダウンリストにも反映されます。
Q3: 他のシートにあるデータを参照することはできますか？
はい、他のシートにあるデータを参照することができます。その場合、名前の定義で参照するシート名を含めて指定する必要があります。
まとめ
動的ドロップダウンリストを活用することで、入力作業の効率化やミスの削減が期待できます。特に、部署ごとに担当者を選択する場合など、関連する項目を連動させる場面で効果的です。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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