Excelでの作業を効率化したいと考えている皆さん、こんにちは。今回は、Excelで「選択肢を連動させる方法」について、初心者の方でもわかりやすく解説します。特に、パソコンやスマホに不安がある45歳以上の方々にも親しみやすい内容を目指しています。
連動する選択肢って、どういうこと？
Excelのイメージ
まずは、連動する選択肢がどんなものかを見てみましょう。例えば、旅行の計画を立てるときに、「行き先」を選ぶと、それに応じて「ホテルの種類」や「観光地」が自動で変わるような仕組みです。これにより、手間が省け、入力ミスも減らすことができます。
なぜ、連動させると便利なのか
連動する選択肢を使うことで、以下のようなメリットがあります
- 入力ミスの防止選択肢が絞られるため、間違った入力を防げます。
- 作業の効率化自動で次の選択肢が表示されるので、手間が省けます。
- データの整合性関連する情報が一貫して管理できます。
実際にやってみよう！連動する選択肢の作り方
では、実際にExcelで連動する選択肢を作成してみましょう。今回は、学年に応じてクラス名が変わる例を使います。
- リストを準備するまず、学年ごとのクラス名をExcelのシートに入力します。
- 名前を定義する各学年のクラス名の範囲に名前を付けます。例えば、「年少」「年中」「年長」などです。
- 最初のプルダウンを作成学年を選ぶセルにプルダウンリストを設定します。データタブの「データの入力規則」から「リスト」を選び、学年のリストを指定します。
- 連動するプルダウンを作成クラス名を選ぶセルに、=INDIRECT(参照セル)と入力します。例えば、=INDIRECT(B3)と入力すると、B3セルで選んだ学年に応じてクラス名が表示されます。
よくある質問や疑問
Q1: 名前の定義って、どうやるの？
名前の定義は、セル範囲を選択した状態で、数式タブの「名前の定義」をクリックし、名前を入力してOKを押すだけです。
Q2: INDIRECT関数って、難しくない？
INDIRECT関数は、文字列をセル参照に変換する関数です。最初は難しく感じるかもしれませんが、手順通りに進めれば問題ありません。
Q3: 他の例も知りたい！
他にも、商品カテゴリに応じて商品名が変わる仕組みなど、さまざまな応用が可能です。
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まとめ
Excelで選択肢を連動させることで、作業の効率化やミスの防止が可能になります。最初は難しく感じるかもしれませんが、手順を一つずつ進めていけば、誰でもできるようになります。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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