Excelで「プルダウンリスト」を作成すると、データ入力が簡単になり、ミスも減らせます。今回は、パソコンやスマホに不安がある方でも安心してできるよう、わかりやすく解説します。
プルダウンリストって何？
Excelのイメージ
プルダウンリストとは、セルをクリックすると「▼」マークが表示され、そこから選択肢を選べる機能です。例えば、性別を「男性」「女性」から選ぶときや、都道府県を選ぶときに便利です。
プルダウンリストの作り方
セルを選択する
まず、プルダウンリストを作りたいセルをクリックします。例えば、セルを選びます。
「データの入力規則」を開く
上部の「データ」タブをクリックし、「データツール」グループにある「データの入力規則」を選びます。
「リスト」を選択する
「データの入力規則」ダイアログボックスが開いたら、「設定」タブで「入力値の種類」から「リスト」を選びます。
選択肢を入力する
「元の値」欄に、プルダウンに表示させたい項目をカンマ（,）で区切って入力します。例えば、「男性,女性」と入力します。
完了する
「OK」ボタンをクリックすると、選択したセルにプルダウンリストが作成されます。
項目を後から追加する方法
追加したい項目を入力する
プルダウンリストの選択肢に新しい項目を追加したい場合、まずその項目をリストの下に入力します。
「データの入力規則」を再度開く
プルダウンリストを作成したセルを選び、「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。
範囲を更新する
「元の値」欄の右側にあるアイコンをクリックし、リストの範囲を新しく入力した項目を含めるようにドラッグします。
完了する
「OK」ボタンをクリックすると、プルダウンリストに新しい項目が追加されます。
プルダウンリストを便利に使うコツ
- ショートカットキーを使うプルダウンリストが表示されているセルで「Alt」＋「↓」を押すと、リストが表示されます。
- 項目を自動で追加するリストをテーブルとして設定すると、新しい項目を追加するだけでプルダウンリストにも自動で反映されます。
- 複数のセルに適用する作成したプルダウンリストを他のセルにも適用したい場合、セルをコピーして貼り付けることで簡単にできます。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストが表示されない場合はどうすればいいですか？
セルを選択した状態で「Alt」＋「↓」を押してみてください。それでも表示されない場合は、「データの入力規則」設定で「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っているか確認してください。
Q2: プルダウンリストの項目を削除したい場合はどうすればいいですか？
「データの入力規則」設定を開き、「元の値」欄から削除したい項目を取り除き、「OK」をクリックすると、プルダウンリストからその項目が削除されます。
Q3: プルダウンリストの項目を並べ替えるにはどうすればいいですか？
リストをテーブルとして設定し、項目を並べ替えると、プルダウンリストにもその順番が反映されます。
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まとめ
プルダウンリストを使うことで、データ入力がスムーズになり、ミスも減らせます。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、慣れるととても便利な機能です。ぜひ試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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