Microsoft Formsでアンケートや申し込みフォームを作成する際、選択肢を一つずつ手入力するのは時間がかかりますよね。特に、都道府県や学校名など、選択肢が多い場合はなおさらです。そんなときに便利なのが、Excelで準備したデータをMicrosoft Formsに一括で入力する方法です。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、手順を詳しく解説します。
Excelで選択肢を準備する
Excelのイメージ
まず、Excelを開いて、選択肢として使用したい項目を1列に入力します。例えば、都道府県を入力する場合、A列に「北海道」「青森県」「岩手県」などと順番に入力します。
Microsoft Formsでフォームを作成する
次に、Microsoft Formsを開き、新しいフォームを作成します。フォームのタイトルや説明を入力し、質問を追加します。質問形式は「選択肢」を選びます。
ExcelからコピーしてFormsに貼り付ける
Excelで準備した選択肢のデータをコピーし、Formsの選択肢入力欄に貼り付けます。貼り付けると、各項目が個別の選択肢として自動的に分割されます。これで、手入力する手間が省け、効率的に選択肢を追加できます。
注意点と便利な設定
ドロップダウンリストの活用: 選択肢が多い場合、表示が見やすくなるように「ドロップダウンリスト」を設定することができます。
順番のシャッフル: 選択肢の順番をランダムに表示させたい場合は、「オプションをシャッフル」の設定をオンにすることができます。
「その他」の選択肢: 必要に応じて、「その他」を選択肢に追加することもできます。
よくある質問や疑問
Q1: Excelで入力したデータに改行が含まれている場合、Formsに貼り付けるとどうなりますか？
Excelで改行を含むセルをコピーしてFormsに貼り付けると、改行がそのまま反映されることがあります。必要に応じて、改行を削除してから貼り付けると良いでしょう。
Q2: 選択肢の数が多すぎて、Formsの画面に収まりきらない場合はどうすればよいですか？
選択肢が多い場合は、質問を複数のセクションに分けて、ページごとに表示させることで、回答者が見やすくなります。
Q3: Excelからのデータ貼り付けで、選択肢が正しく分割されない場合の対処法はありますか？
Excelでデータをコピーする際、セルの内容が正しく区切られていないと、Formsに貼り付けた際に正しく分割されないことがあります。セル内の内容が正しく区切られているか確認し、必要に応じて「テキストを列に分割」機能を使用してからコピーすると良いでしょう。
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まとめ
ExcelからMicrosoft Formsに選択肢を一括で入力することで、フォーム作成の効率が大幅に向上します。特に、選択肢が多い場合や定型的な項目が多い場合に効果的です。今回ご紹介した手順を参考に、ぜひ実践してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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