Excelでリストの選択肢を連動させる方法｜初心者向け解説
Excelで「部署」を選ぶと「担当者」が自動で絞り込まれる、そんな便利な仕組みを作りたいと思ったことはありませんか？今回は、Excel初心者の方でもわかりやすく、リストの選択肢を連動させる方法をご紹介します。これを覚えると、業務の効率化やミスの防止に大いに役立ちますよ。
リストの連動とは？
Excelのイメージ
まず、リストの連動とは、あるセルで選択した内容に応じて、別のセルの選択肢が変わる仕組みのことです。例えば、「部署」を選ぶと、その部署に所属する「担当者」のリストが表示されるように設定することができます。
連動リストを作るための準備
連動リストを作成するためには、以下の準備が必要です。
ここがポイント！
- 部署名と、それぞれに対応する担当者のリストを作成します。
- 名前の定義を使用して、各部署の担当者リストに名前を付けます。
- INDIRECT関数を使って、選択された部署に対応する担当者リストを表示させます。
実際に連動リストを作成してみよう
それでは、実際に「部署」と「担当者」の連動リストを作成してみましょう。
- 部署名と、それぞれの担当者を以下のように入力します。
| 部署名 |
担当者 |
| 営業部 |
山田,佐藤,鈴木 |
| 総務部 |
田中,高橋,伊藤 |
| 経理部 |
中村,小林,加藤 |
- 名前の定義を使って、各部署の担当者リストに名前を付けます。
- 「営業部」の担当者リストを選択し、名前ボックスに「営業部」と入力してEnterキーを押します。
- 同様に、「総務部」「経理部」の担当者リストにもそれぞれ名前を付けます。
- 「部署」を選択するセルを選び、「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。
- 「設定」タブで「入力値の種類」を「リスト」にし、「元の値」に「営業部,総務部,経理部」と入力します。
- 「担当者」を選択するセルを選び、「データの入力規則」をクリックします。
- 「元の値」に「=INDIRECT(部署セル)」と入力します。ここで、「部署セル」は「部署」を選択するセルの参照です。
これで、部署を選ぶと、それに応じた担当者のリストが表示されるようになります。
よくある質問や疑問
質問INDIRECT関数とは何ですか？
INDIRECT関数は、文字列で指定したセル参照を返す関数です。これを使うことで、セルの内容に応じて参照先を動的に変更することができます。
質問名前の定義はどのように行いますか？
セル範囲を選択し、名前ボックスに任意の名前を入力してEnterキーを押すことで、名前の定義ができます。
質問リストの項目を追加したい場合はどうすればよいですか？
リストに項目を追加するには、元のデータに新しい項目を入力し、「データの入力規則」の「元の値」にその範囲を指定し直すことで対応できます。
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まとめ
Excelでリストの選択肢を連動させる方法をご紹介しました。これを活用することで、業務の効率化やミスの防止に繋がります。ぜひ、実際に試してみてくださいね。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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